テレワークのビジネスマナーを紹介!身だしなみやビデオ通話で気をつけるポイント

今やビジネスシーンには欠かせないテレワーク業務ですが、初めての方はうまく仕事を進めていけるか不安もあるのではないでしょうか。テレワーク特有の作法やマナーを知らずに、気づかないうちに周りに迷惑をかけてしまわないか心配な方も多いはず。

最低限のマナーは「知っているか知らないか」で大きな差が出るため、早めに知って対策しておきたいですよね。

今回はそんな、テレワークにおけるビジネスマナーについてご紹介いたします。気になるポイントを5つの視点に分けて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

なぜテレワークのマナーが必要なのか?

テレワークのマナーは一般的なビジネスマナーと同様に、仕事をするうえでなくてはならない重要なものです。お互いを尊重しあい、気持ちよく仕事を進めていくために必要と言えるでしょう。

オフィスでの対面と違い、テレワークでは離れた距離でコミュニケーションを取らなくてはいけません。そのため、きちんとしたマナーを身につけておかないと、簡単に信頼を失ってしまう可能性もあります。

例えばテレワークには、「どこでも好きな場所から仕事ができる」という利点があります。

しかし騒がしいカフェからビデオ会議に参加すれば、相手からの印象は悪くなってしまいますよね。もちろん、オフィスでのみ仕事をしていた時には無かったマナーです。

このようにテレワークには、新入社員研修で学ぶような一般的なビジネスマナー以外に、独特のマナーが存在しています。慣れない状況で仕事に支障をきたさないためにも、テレワークをする場合には必ず知っておくようにしましょう。

テレワークのビジネスマナーの押さえるべきポイント

ここからは、テレワークのビジネスマナーで押さえておきたいポイントを具体的に解説していきます。

以下のように5つの視点に分けて、それぞれの注意すべき点をチェックしてみましょう。

環境整備 通信環境、家庭環境、情報漏えいの配慮など
身だしなみ 服装、髪型など
ビデオ通話 声、話し方、ファシリテーションなど
チャットやメール チャットやメール等のテキストコミュニケーション
仕事の進め方 報連相や声の掛け方など

オフィスで対面する場合と共通する部分もありますが、テレワークにしかないポイントもあるため特に注意が必要です。どれをとっても、ひとつ間違えれば相手を不快な気持ちにさせてしまう可能性がある、重要なマナーです。

ただしこれらのマナーは、業界や会社の文化・慣習によって若干異なる場合があります

もし悩んだ場合は、上司や同僚に確認を取ってみるといいでしょう。それぞれの場所にはそれぞれの「正解」があるため、「郷に入っては郷に従え」の精神で情報収集をすることが大切です。

今回はまず、どこの業界や会社でも通用する最低限のマナーを学んでいきましょう。

環境整備のマナー

環境整備のマナー

はじめに、テレワークをするうえで最も基本的な「環境整備」についてご紹介していきます。

特に今まで自宅でネットを使う機会が少なかった方や、自宅以外でのテレワークを考えている方は、仕事環境をきちんとチェックしておくのがおすすめです。

テレワークをする場所は自宅が望ましい

テレワークでは今までの仕事形態とは違い、オフィス内の決まったデスクを使用するわけではありません。仕事をする際にはまず、「どこで仕事をするか」を自分で決める必要があります。

自宅で仕事をする場合と外のスペースを利用する場合では、それぞれに違った注意点があります。さらに自宅の場合はどの部屋を使うのかなど、場所についてのマナーを押さえておきましょう。

基本的には、マナーの観点でいえば自宅でのテレワークが最も望ましいといえます。

というのも、自宅以外の場所(カフェ・公共施設・ホテルなど)では以下のような不都合が生じる場合があるからです。

  • フリーWiFiなどの回線はセキュリティが弱い場合もある
  • 周囲にPCの画面を見られたり、会話を聞かれてしまう恐れがある
  • 高速で安定した通信環境が整っていない場合がある
  • 周囲の話し声など、静かな環境でない場合がある

    はじめの2点は、情報漏えいの観点から厳しく注意しなくてはいけないポイントです。

    特にフリーWiFiのあるカフェなどで仕事をする場合は、信頼できる回線かをきちんとチェックし、真横や後ろの席との距離感に気を付ける必要があります。

    ただし、以下の場合は自宅でのテレワークの方がマナー違反になることも考えられます。

    • 家族がすぐ近くにいるなど、家庭の事情がある
    • 周辺で大きな騒音をたてる工事などが行われている

      基本的には自宅でテレワークを行うようにし、何か事情がある場合には、必ず会社のルールを確認して許可をもらうように心がけましょう。

      家族やペットが入ってこないようにする

      自宅でテレワークを行う場合、同居している家族やペットには特に注意しておく必要があります。なるべく仕事は個室で行うようにし、家族やペットが入ってこないようにするのが理想的です。

      幼いお子さんやペットが近くにいる状態でビデオ会議を行うと、声や音で会話の妨げになってしまうことも考えられます。

      また、配偶者やお子さんなどの近しい家族であっても、仕事の情報漏えいは厳禁です。

      もしどうしてもお子さんやペットの面倒を見なくてはいけない場合は、ビデオ会議の有無を確認し、事前に上司に許可を取るようにしましょう。

      通信環境を整え、必要な通信速度を保つ

      テレワークでは場所のほかに、「通信環境」も重要なポイントです。

      特にビデオ会議など、音声・映像のやり取りがある場合にはしっかり確認しておくようにしましょう。回線が遅くてスムーズに会話ができなかったり、途中で接続が切れてしまうのは、相手にとっても非常に迷惑にあたります。

      回線を整備していない自分の落ち度になってしまうため、事前に通信速度や容量を整備しておくことが大切です。

      ネット回線の通信速度については、およそ10Mbps〜30Mbps以上が目安といわれています。一般的なプロバイダーの固定回線であれば問題になることは少ないですが、スマートフォンのテザリング機能やポケットWi-Fiを使用する場合には注意が必要です。

      十分な速度が確保できない場合は、会社の情報システム課に相談してみたり、回線契約をしているプロバイダーや電気屋さんに問い合わせてみるといいでしょう。

      突発的な不具合で回線が落ちた時のために、スマホのテザリングで対応できるようにしておくのもおすすめです。

      また、仕事に使用するPCが会社支給でない場合、自分で用意する必要があります。新しく購入する場合は比較的新しいモデルで、カメラが付いたものを選ぶようにしましょう。

      スピーカーはPCに内蔵されている場合がほとんどですが、イヤホンを使用するとより相手の声を聞き取りやすくなります。イヤホンの導入も検討しておくとよいでしょう

      さらに現在、マイクはイヤホンに一体化しているものが主流ですが、職種によっては専用マイクの利用も視野に入れておくのがおすすめです。営業職やコールセンターなど、顧客と会話する機会が多い場合は、専用マイクを用意することでより円滑にコミュニケーションをとることができるようになります。

      身だしなみのマナー

      身だしなみのマナー

      続いて、テレワークにおける身だしなみのマナーをご紹介いたします。

      服装や髪形は出社時と共通の部分もありますが、テレワークの場合「カメラの映り方」も身だしなみのひとつと考えられます。

      対面ではないからこそ、相手がどんな印象を持つか、いつも以上にチェックしておいてはいかがでしょうか。

      普段通り、清潔感のある服装をを選ぶ

      オフィスに出社しないとはいえ、テレワークも当然仕事の一部です。基本的には普段通り、清潔感のある服装を選ぶように心がけましょう。

      自宅から出ずに仕事をする場合でも、ビデオ会議がある場合、部屋着はもちろんNGです。普段よりは緩めの服装にするとしても、オフィスカジュアル程度にとどめておきましょう。

      またテレワークでビデオ会議を行う際には、上半身しか映らない場合がほとんどです。ボトムスは何を着ても問題ないかもしれませんが、ふと立ち上がった瞬間に見えてしまう場合もあります。

      服を整えることで仕事のオン・オフがわかりやすくなり、気の緩み防止にもつながるため、できれば上下ともに整えておくのがおすすめです。

      あまりかっちりした服装だと息苦しい場合は、会議以外の時間には少し気を抜いてもいいかもしれません。すぐ手に取れる場所に上着を用意しておけば、会議の際にサッと着ることができます。

      まずは相手からの見え方をチェックして、そのうえで自分に合った服装を選んでみてはいかがでしょうか。

      髪型・髭・メイクは出社時と同じ

      服装以外の髪型・髭・メイクについても、基本的には「出社するときと同じ」がマナーです。特に顧客との会議がある際に、テレワークだからと手を抜いては相手に不快感を与えてしまいます。

      メイクなどの細かい部分は、オンラインの画面上では気付かれづらいと思うかもしれません。ですがビデオ会議では、相手の顔を集中的に見ていても気付かれることがありません。

      メイクの崩れや髭の剃り残し、寝ぐせなどを見られている可能性もあると考えておきましょう。

      ただし、終日ビデオ通話をつなぐ予定がない場合にはさほど気を使わなくてもOKです。もちろん、気持ちを切り替えるために髪やメイクを整えるのもおすすめです。

      カメラでの映り方は事前に確認する

      テレワークでビデオ会議に参加する際の特有のマナーとして、「カメラでの映り方」にも気を使う必要があります。

      多くのビデオ通話ツールにはカメラの映りをテストするプレビュー機能がついているため、会議に参加する前に以下のポイントをチェックしておくのがおすすめです。

      カメラの高さ ・目線と同じ高さがベスト。
      ・目線より下にカメラを置くと、相手からは見下されているように見える。
      明るさ ・表情が分からなくなるため、逆光にしない。
      ・特に好印象を与えたい場合にはライトを用意するのもおすすめ。
      背景 ・背景にイラストや写真を映す機能を使用するのが◎
      ・余計なものが映ると気が散るため、なるべくシンプルな環境を整える。
      ・散らかった部屋や暗い部屋では印象が悪くなってしまうこともある。

      パソコンに内蔵されているカメラは、多くの場合モニターの上部に設置されています。ノートパソコンを使用する際は、上向きに開きすぎないよう気を付けましょう。

      カメラが上向きだと相手を見下ろす形になってしまったり、逆光で顔が不鮮明になってしまったりと、あまりいい印象を与えません。

      また最近ではビデオ会議に使用できる、コンパクトな撮影用ライトも販売されています。100円ショップで購入できる場合もあるため、顧客と話す機会の多い方は導入してみてもいいでしょう。

      さらにビデオ通話の背景ツールを使用する際にも、いくつか注意点があります。

      自分で画像や動画をアップロードできる場合もありますが、基本的には既存のシンプルな画像を使うことをおすすめします。背景にぼかしを入れる機能もあるため、周囲の状況に合わせて使い分けてみるといいでしょう。

      ただし背景に画像を映している場合でも、人が通りかかると写り込んでしまう場合があります。背景ツールを使用しているからといって気を抜かず、整った環境で通話に参加するよう心がけましょう。

      ビデオ通話のマナー

      ビデオ通話のマナー

      続いて、テレワークで最も気を付けておきたい「ビデオ通話」のマナーをご紹介いたします。

      参加者が会議室に直接集まる場合とテレワークでは、時間管理や進行が大きく変わってきます。予期せぬトラブルで会議が遅れないよう、必ず事前にチェックしておくのがおすすめです。

      5分前にはアクセスして会議参加

      自宅からボタンひとつでサッと参加できるオンラインの会議では、どうしても前後の時間管理が緩みがちになります。

      すぐに参加できるからと、ギリギリに準備することは極力避けましょう。基本的には5分前に会議の場にアクセスしておくのがおすすめです。重要な会議の場合は、10分前参加を心がけましょう。

      というのも、ビデオ通話の場合は通信環境や接続のトラブルが発生する可能性があるためです。何かあったときに環境を整えたり、同席者に連絡を入れたりすることができるよう、時間に余裕をもって準備しておきましょう。

      会議の相手も同じように考え、少し早めの時間にアクセスしていることが多いはずです。相手を必要以上に待たせることは失礼にあたるため、丁寧な時間管理を心がけるのがおすすめです。

      また、普段とは違うツールを使用する際にも注意が必要です。ビデオ通話のツールはZoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど複数存在しているため、相手の都合でツールを指定された場合には、事前にアクセス確認をしておきましょう。

      会議中はカメラやマイクのオンオフに注意

      ビデオ通話で会議をしている最中には、特に以下の4点に注意しておく必要があります。

      • カメラのオン/オフ
      • マイクのオン/オフ
      • 録画の有無
      • 資料の配布

        まず、はじめから全員がカメラをオンにして会議を行っている場合、自分だけがカメラをオフにするのはマナー違反になります。特別な理由がない限り、発言していない時でもカメラはオンにしておきましょう。

        やむを得ない事情がある際は、カメラをオフにする前に一言断りを入れるのが大切です。チャットツールなどを使用すると、会議の邪魔にならないように伝えることができます。

        反対に、マイクは発言中以外はオフにしておくのがおすすめです。特に大人数が参加する会議では、小さな物音が集まって大きな騒音になってしまうこともあります。

        その際には、マイクをオフにしたまま話さないように気を付けましょう。

        また、多くのビデオ通話ツールには会議の録画機能が付いています。議事録や確認用として録画をする場合には、必ず参加者全員に許可を取ってから行いましょう。

        さらにビデオ通話では、その場で資料を手渡したり、大きなスクリーンを提示することができません。なるべく事前に、参加者全員にアジェンダと必要資料を共有しておくのがおすすめです。

        会議中に画面を共有する機能もありますが、文字が小さくて読めなかったり、何らかのトラブルで画面が表示されない場合もあります。それぞれの参加者が資料を手元に置けるよう、事前準備を徹底しておきましょう。

        大げさなコミュニケーションが望ましい

        例えオンライン上のビデオ通話であっても、コミュニケーションの基本的なポイントは対面の場合と変わりません。必要以上に気負わず、いつもどおりの対話を心がけましょう。

        ただしマイクを通して会話をするため、普段よりはっきりと大きめの声で発言する必要があります。早口すぎると音が途切れてしまったり、うまく聞き取れない場合もあるため注意しましょう。

        マイクを通した自分の音量が気になる場合は、相手に確認することも大切です。会議の最初や初めて発言する際に、「音声は問題ないでしょうか」と確認を取ってもいいかもしれません。

        またビデオ通話では、身振り手振りや相槌などのノンバーバルコミュニケーションが伝わりにくくなります。特に人数の多い会議では、ひとりひとりの画面がとても小さくなってしまうためです。

        頷きや首を傾げる仕草、笑顔などは普段よりも大きめにすると、円滑なコミュニケーションを行うことができます。

        ビデオ通話ツールには「リアクション」機能がついていることもあるため、社内での会議など気心の知れている相手の場合は活用してみるのもおすすめです。

        社外との会議は事前のアクセス必須

        最後に、取引先など社外の人とビデオ通話で会議を行う際に、気を付けておきたいポイントをご紹介いたします。

        全員が普段から同じツールを使用している社内での会議とは異なり、社外の人とオンラインで会議を行う際は使用ツールが異なる場合があります。基本的には相手の都合に合わせるようにし、事前にアクセスできるかチェックしておくようにしましょう。

        特に、自分の名前が正しく表示されるかどうかはきちんと確認しておくのがおすすめです。できれば社名+個人名を列記して、社外の人にも分かりやすい表記を心がけましょう。

        また資料の提示などで画面共有をする際には、社外秘の情報が映ってしまわないように注意が必要です。資料は事前に送付しておくか、映っても問題ないようにデスクトップやウィンドウを整理しておくとよいでしょう。

        さらに、会議が終了した際に「ありがとうございました」「失礼いたします」など一声かけることも大切です。マイクをオフにして参加していた場合も、最後の挨拶はきちんと声で伝えておくと好印象にもつながります。

        特に営業やプレゼンなどの会議の場合、顧客側の参加者が全員退出してから退席・会議を終了するとよいでしょう。

        テキストコミュニケーションのマナー

        テキストコミュニケーションのマナー

        ここまで、テレワークの際のビデオ通話について重点的に解説してきました。

        ですが、テレワークになると通常よりテキストコミュニケーションが増えることも念頭に置かなくてはいけません。

        ここでも普段の会話とは異なるマナーがあるため、きちんと確認しておくように心がけましょう。

        メール、チャットのやり取りに気をつける

        それぞれがオフィスを離れて仕事をするテレワークの場合、日常的なコミュニケーションの多くがメール・チャットなどで行われることになります。

        プライベートでメール・チャットを使用する方も多いですが、仕事の場合には普段とは異なる気遣いが必要です。特に仕事の連絡をする際には、「口調」と「文章構成」の2点に注意してテキストを作成するようにしましょう。

        まず、話し言葉と書き言葉をきちんと区別して使い分けることが大切です。どんなに気心の知れた同僚への連絡であっても、基本的には書き言葉で丁寧に伝えるように心がけましょう。

        気軽に投稿・送信できるからといって、上司に馴れ馴れしい言葉を使ってしまうのもNGです。相手の顔が見えないぶん、顔文字や絵文字を使用したくなるかもしれませんが、相手が使ってきたら返す程度にとどめておきましょう。

        またテキストでのやり取りは声でのコミュニケーションとは異なり、わからない部分を聞き返して言葉のキャッチボールをすることが難しくなります。

        仕事でメール・チャットを送る際は、最初に結論を書き、一度で伝わる文章を書くようにしましょう。「相談したい」なのか「許可をもらいたい」なのか「報告」なのか、相手に過不足なく伝わるようにすることが大切です。

        順序立てて説明する際には、箇条書きを活用するのもおすすめです。箇条書きは情報を視覚的に整理しやすいため、テキストならではのメリットといえるでしょう。

        また、チャットでは細かく分けて発言することもできますが、仕事でのやり取りではおすすめできません。必要以上に通知が届いてしまうと迷惑になりますし、内容が読み取りづらくなってしまいます。

        仕事の進め方のマナー

        仕事の進め方のマナー

        最後に「仕事の進め方」について、テレワークだからこそ気をつけるべきマナーをお伝えします。

        オフィスにいるときと同じ内容の仕事をしていても、テレワークの場合には進め方や周囲とのコミュニケーションに工夫が必要です。

        離れていても円滑に仕事を進められるよう、普段以上に細かな気遣いを忘れないようにしましょう。

        オンラインでも報連相が基本

        オフィスで仕事をしている際は、離席・在席が一目で確認できます。もし所在が分からなくても、近くの席の人が「お昼休憩に行ったよ」「午後から外回りらしい」と教えてくれることもありますよね。

        対してテレワークでは、現在誰が何をしているのかがわかりづらくなっています

        たまたま都合で席を外していただけでも、レスポンスが遅いと「きちんと仕事をしているのか」という不信感にもつながりかねません。特に外出や打ち合わせで長時間手が空かなくなる場合は、必ず事前に周知しておくようにしましょう。

        そうでなくとも、お互いの姿が見えないからこそ、細かな報告・連絡・相談をすることが大切です。

        すぐに反応できるようにしておく

        テレワークでは自宅など、オフィスよりも気楽な空間で仕事をすることができます。ついリラックスしてしまいがちですが、オフィスにいるときと同様のレスポンスができるように心がけましょう。

        「いつでも返せるから」と返信を先延ばしにすると、思わぬところで遅延やトラブルが発生するかもしれません。直接声をかけられたときと同じように、その場でサッと答えられるようにしておくのがおすすめです。

        都合で離席する際や休憩をとる際には、そうとわかるようにメモなどを残しておくといいでしょう。

        チャットやビデオ会議を行うオンラインアプリでは、現在の状況(離席・オンライン・会議中など)のステータスが表示できるものもあります。うまく活用すれば、テレワークでも普段通りに仕事を進めることができるはずですよ。

        声をかけるときは、方法やタイミングを考える

        先述のように、テレワーク中には「誰が何をしているのか」が分かりづらくなります。こまめな報告や相談を心がけていても、声をかけるタイミングがつかめないこともあるかもしれません。

        社内コミュニケーションにチャットツールを導入している会社であれば、まずチャットで声をかけるのが無難です。

        要件を順序立てて文章にまとめ、1回の送信で内容がすべて伝わるように連絡しましょう。いつまでに返事が欲しいのかを明記しておくと、より円滑に対応してもらうことができます。

        もし文章では伝わりづらかったり、細かく相談したいと考えている場合は、通話やビデオ会議ができるかどうか尋ねてみましょう。「◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯でオンラインMTG可能ですか?」など、具体的に提案するとスムーズです。

        ただし、すぐに返事が欲しいような急ぎの要件の場合は、通話などレスポンスの早い手段を用いましょう。チャットやメールではすぐに返事がない場合もあるためです。

        ビジネスマナーは備えあれば憂いなし

        ビジネスマナーについての基本を知ることができたら、あとは実践するのみです。知ってさえいれば、実践は難しくありません。

        あとは、職場によって独特のマナーがあることもあります。備えあれば憂いなしの精神で、上司や同僚に前もって聞いておくといいでしょう。