さまざまな企業の働き方や、魅力をお伝えしていくこの企画。今回はオンラインアシスタントサービス「フジ子さん」を運営する、BPOテクノロジー株式会社にお話を伺いました。
BPOテクノロジー株式会社とは
BPOテクノロジー株式会社は、「オンラインアシスタントを、日本でも当たり前に」というビジョンのもと、オンラインアシスタントサービス「フジ子さん」を運営する会社です。企業からの依頼に応じてアシスタントチームを編成し、一般事務をメインとした多岐にわたる業務のサポートを行っています。
| 会社名 | BPOテクノロジー株式会社 |
|---|---|
| 住所 | 東京都中央区銀座6-14-8 |
| 事業内容 | オンラインアシスタントサービス「フジ子さん」のサービス運営 |
| 設立 | 2017年2月 |
| 公式ページ | https://fujiko-san.com/ |
| 働き方 | テレワーク（完全在宅） |
人手不足の昨今、企業にとっては採用や教育にかかるコストが、大きな負担となっています。そこで「フジ子さん」を活用していただくことによって、時間やコストの節約と、本来の業務に集中できるメリットを提供しています。
さらに、オンラインアシスタントとして働く側にとっても、仕事とプライベートのどちらも大切にできる働き方は、大きなメリットがあると言えるのではないでしょうか。
企業と働く人、相互のニーズを満たすBPOテクノロジーでの働き方や魅力について、総務人事課の山中さんと大谷さんにお話を伺いました。
企業のバックオフィス業務をオンラインでサポート
▲BPOテクノロジーさんは、企業からの多様な依頼に対応している（公式サイトから引用）
編集部
それでは最初に、BPOテクノロジーさんの事業内容について、お聞かせいただけますでしょうか？
大谷さん
当社が展開するオンラインアシスタントサービス「フジ子さん」は、クライアント様から幅広いお仕事の依頼を受け、依頼内容に合わせてチームを編成し、オンラインでサポートするサービスです。
企業では、資料作成や出張の手配・経費精算などの事務作業が発生するため、本来の業務とは別に事務処理のために人手が必要です。しかし、新しい人材の採用や教育には、コストや時間がかかりますよね。
そこで「フジ子さん」をご活用いただくことによって、これまで事務処理にかかっていた時間やコストを本来の業務へ充てられるようになります。
編集部
具体的には、どのような依頼内容が多いのでしょうか？
大谷さん
経理や秘書・総務などといった一般事務や、バックオフィス業務がメインです。それ以外にも、パソコンでできる業務であれば、幅広い依頼に対応しています。中には翻訳業務やホームページの作成といったような、少し専門的な依頼もありますよ。
実際の作業は、実務経験者を中心にチームを組んで進めていきます。
編集部
たとえば「繁忙期だけ作業をお願いしたい」といった依頼も、可能なのでしょうか？
大谷さん
はい、もちろん可能です。必要なときに、必要な分だけご依頼いただけますよ。
編集部
雑務に負われて業務が捗らない企業や、人手不足の企業にとっては、とてもありがたいサービスですね。
創業当時からフルリモート！在宅勤務を当たり前に
▲場所や時間に縛られずに働ける点が、BPOテクノロジー株式会社の魅力（公式サイトから引用）
編集部
新型コロナウイルスの流行をきっかけに注目され始めた印象があるリモートワークですが、BPOテクノロジーさんでは、創業当時からフルリモートの働き方を実現されていたのですね。どういった背景で実施されていたのですか？
大谷さん
当社は「オンラインアシスタントを日本でも当たり前に」というビジョンを持って、創業当時から今現在まで、代表を含め、ほとんどのスタッフが在宅でのフルリモートを利用して稼働しています。
「フジ子さん」は元々、代表の山田（代表取締役社長の山田真也さん）がインドネシアでオンラインアシスタントサービスを立ち上げたことが出発点です。当時はインドネシアの日系企業で働く方を対象に、ちょっとした作業をオンラインで日本人に依頼できるサービスを提供していました。
2016年〜2017年頃、アメリカや欧米では「バーチャルアシスタント」として、オンラインを利用したアシスタントが一般的になり始めている状況でした。日本では「オンラインアシスタント」と呼ばれていましたが、まだ同様のサービスが浸透しておらず、日本でももっと活性化させていきたいという思いから、フルリモートという働き方を実施しています。
クライアント様からの依頼の中には、オンラインでの対応が難しい、郵便物の発送や紙ベースの業務などがあります。そのため、愛知県岡崎市にあるBPOセンターでのみ、スタッフが出社して作業を行っています。
編集部
欧米で一般的になりつつあったオンラインアシスタントを、いち早く日本で実現されていたんですね。
▲BPOセンターでの業務は、オンラインでは対応できない、郵便物の梱包や発送・紙ベースの事務作業などがメイン
思いやりのあるコミュニケーションとポジティブフィードバック
▲ポジティブな社風が、気持ちよく働ける環境作りのポイント（公式サイトから引用）
編集部
フルリモートで仕事を進めていると、ときにはコミュニケーションの面で上手く行かないこともあるのではないかと思います。円滑なコミュニケーションのために、BPOテクノロジーさんで何か工夫されていることがあれば教えてください。
大谷さん
当社では、相手の立場に立った思いやりのあるコミュニケーションをクライアント様とのやりとりだけでなく、スタッフ間でもお願いしています。
業務はチーム制で稼働しており、チーム内ではチャットでいつでも連絡が取れます。場合によってはWebミーティングなども行い、お仕事に関して困ったときには相談し合える環境を整えているので、コミュニケーションが取りづらいといったところは解消できているかと思います。
編集部
リモートワークではテキストコミュニケーションがメインになるので、伝達漏れなどが起こる可能性もあるのではないかと思います。テキストコミュニケーションでのトラブルを避けるためのノウハウなどがあれば、お聞かせいただけないでしょうか？
山中さん
たとえば何かやり取りをした後、その後にもう一度、理解した内容を自分自身の言葉で伝え直すという対応をスタッフにお願いしています。テキストコミュニケーション以外では、Webミーティングの際に表情が見えないことでトラブルが起きないよう、顔やカメラの位置にも気を配りながら、日々の業務を行っていますよ。
さらに、当社の社風として入社時にお伝えしていることの1つに「ポジティブフィードバック」があります。
編集部
ポジティブフィードバックというのは、具体的にどういったものなのですか？
山中さん
まずミスや失敗が起こってしまったときでも、人為的なミスは誰にでも起こり得ることを念頭に話をします。なぜミスや失敗が起こったのかを話すとネガティブになってしまうので、「どうしたら上手くできたのか」「こうしたら良かったよね」というところをポジティブに話をしているんです。
初めからポジティブな意味合いで話をすることで、より良い未来像が具体的に描けるようになることが重要だと考えているからです。
社内の細かいルールはほかのスタッフにも同様のミスが起こらないような体制を作るために、スタッフが全員で理解し、社風として捉えています。
編集部
なるほど。テキストコミュニケーションによるトラブルが起きないよう、スタッフ全員が思いやりの心を持って、気持ちよく働ける環境を整えているんですね。業務を行うにあたって、何かガイドラインのようなものはあるのでしょうか？
山中さん
当社のガイドラインの1つに、ブランドガイドラインがあります。フジ子さんは、たくさんのアシスタントが一人のフジ子さんというイメージで、対応する必要があります。そのため、誰がクライアント様とやり取りをしても、フジ子さんとしての回答ができるよう、ガイドラインを設けています。
リモートワークが不慣れな方でも安心できる充実のサポート体制
▲研修やサポート体制が充実しているので、無理なく「フジ子さん」としてオンラインアシスタントの仕事が開始可能
編集部
先ほど、業務はチーム制で稼働されているというお話がありました。チームに新しい方をお迎えする際には、リモートワークに慣れていない方も含め、どのような体制でサポートをされているのですか？
大谷さん
まずはテキストコミュニケーションがメインのリモートワークに慣れていただくために、入社後に1か月程度、トレーニング専門のスタッフがツールの使い方などを含めたサポートやOJTを行います。
編集部
トレーニング専門のスタッフがいらっしゃるのは、新人さんやリモートワークに慣れていない方にとっては心強いですね。トレーニングやOJTは、実際の業務と並行しているのでしょうか？
大谷さん
はい。トレーニングとOJTは、業務と並行しています。実際の業務に関するフォローはチーム全体で行うので、安心して作業を開始できるよう、サポート体制を整えていますよ。
たとえば業務の中で進め方がわからないことなどがあれば、チーム内でのチャットで、いつでも連絡が取れる環境になっています。場合によってはWebミーティングなども行って、お互いにコミュニケーションをとって、わからない部分などを相談し合うような形を取っています。
山中さん
スタッフの中には、短時間で働いている人もいますので、リアルタイムでなくても情報共有ができる仕組みも整えています。
たとえば、チームミーティングは午後に行われるけれど、午前中メインで仕事に入っている方もいます。そういった場合には、チームミーティング自体を録画して、全チーム中のスタッフが共有できるようにしているので、情報伝達の漏れは起こりません。
また、チームミーティングとは別で、クライアント様とやりとりする時は必ず一度社内のバーチャルの中に入ってから業務を行います。そのため急なお休みを取る必要が出てきたとしても、クライアント様とスタッフがどのようなやり取りをしているのか、確認して別のスタッフが対応するので、業務が止まって困ることはないんですよ。
編集部
テキストコミュニケーションやWebミーティングを上手く活用して、解像度の高い情報伝達ができるように工夫されているのですね。
多様な働き方を叶えるポイントは「チーム制」にあり
▲自宅での作業は一人でも、チャットやミーティングを通していつでもチームでコミュニケーションが取れる環境
編集部
ここからは、BPOテクノロジーさんのワークライフマネジメントについて、お話をお伺いできればと思います。メンバーの皆さんは、どのような働き方をされているのでしょうか？
大谷さん
もちろん個人により異なりますが、特徴的な面としては、小さなお子さんを持つスタッフが半数近くいます。保育園のお迎えまでに数時間だけ働くなど、スキマ時間を活用して稼働している方が多いです。
また、世界33か国にスタッフがいるので、時差を生かして稼働されている方も多くいらっしゃいますよ。本当にさまざまな環境の方が、オンラインアシスタントとして働いています。
編集部
スタッフの皆さんが多様な働き方を実現できている背景には「チーム制」というところが、深く関わっているかと思います。たとえば、チームの一人が急な予定で抜けてしまった場合には、どのような対応やフォローをされているのですか？
大谷さん
おっしゃるように、チーム制を採用していることは大きなポイントかと思います。たとえば、お子さんが熱を出してしまって、急にお迎えに行かなければならないといった場合も、チームでフォローをする体制が整っているので、やり残した仕事は心配なくお迎えに行けますよ。
編集部
小さなお子さんをお持ちの方でも、安心して働ける環境であることがよくわかります。うまく時間をやりくりすることで、短時間ではなくしっかりと働いているという方もいらっしゃるのでしょうか？
大谷さん
はい。完全在宅勤務のため、まず出社の必要がない分、通勤時間がないんです。そのためフルタイムで稼働しているスタッフもたくさんいますね。中には、お子さんを迎えに行く間だけ離席して、1日を通して稼働しているというケースもありますよ。
編集部
そうなんですね。一般的には、9時～18時が世の中のコアタイムですよね。お子さんを持つ方は、お子さんが寝た後に作業をするような働き方も、可能なのでしょうか？
大谷さん
お子さんがいるスタッフは、大体10時～15時のパートのコアタイムと呼ばれる時間帯で稼働している場合が多いですね。
クライアント様やチームとのやり取りは、日中の稼働している時間帯にお願いしています。夜間に対応する作業が決まっている訳ではなく、ご自身のタイミングで、夜間に作業をしているスタッフもいるようなイメージです。
編集部
夜中に行った作業の納品や報告は、営業時間外でも可能なのですか？
大谷さん
納品や報告なども含め、全てのクライアント様とのやり取りは、当社の営業時間内にお願いしています。もしも次の日に稼働ができなければ、チーム内の別のスタッフに依頼しておくと、そのスタッフが納品や報告の対応をするような仕組みです。
編集部
働く場所や時間が自由であることと、チーム制で稼働していることが、生活スタイルに合わせた柔軟な働き方を実現させているんですね。
スタッフが未経験の業務にもチャレンジできる環境
編集部
BPOテクノロジーさんのスタッフの方々は、未経験の業務にもチャレンジが可能なのでしょうか？
大谷さん
はい。希望があれば、新しいことにも積極的に挑戦していただける環境です。スタッフの新しいチャレンジに対しては、希望業務の経験があるスタッフがフォローしたりして、少しずつ作業に慣れていっていただくようなサポート体制を整えていますよ。
また、社内のマニュアルがかなり充実しているので、何か困ったときにはマニュアルを検索すれば、自分で解決できる場合も多いですよ。マニュアルがない作業の場合は、作業しながらマニュアルを作成していくこともあります。
編集部
そうなんですね。経験のある方に作業をサポートしてもらえるというのは、とても心強いですね。スタッフの新しい業務へのチャレンジとして、具体的な事例をお聞かせいただけますでしょうか？
大谷さん
たとえば、これまで文章を書いたりブログを作成したりした経験がない方が「ライティングに挑戦してみたい」というケースや、営業事務をしていた方が「経理の仕事もやってみたい」というケースなど、いろいろな挑戦をサポートした事例がありますね。
ひとつのクライアント様の依頼自体も、タイミングにより異なる内容になることも多々あるので、継続して対応する中で、いろいろな作業に挑戦できる場合もありますよ。自ら新しいことを覚えたいという意欲や、新しいスキルを身に付ける「セルフマネジメント」が重要となってきます。
身に付けたスキルを生かしたい、新しい業務にチャレンジしてみたいなどの希望があれば、ぜひ積極的に伝えていただきたいと思っています。
編集部
クライアント様からの依頼内容がさまざまだからこそ、スタッフの新しい挑戦をサポートできるんですね。未経験の仕事についても、日々の業務の中でチャレンジしていけるというのは、とても魅力的だと感じます。
ライフステージに合わせたキャリアアップが可能
▲在宅でも経験や希望に応じてキャリアアップが目指せる環境
編集部
BPOテクノロジーさんでは、新しい業務への挑戦をしながら、キャリアアップしている方も多いのでしょうか？
大谷さん
はい。当社は、ライフステージに合わせたキャリアアップを目指せる環境です。たとえば、お子さんが小さいうちは業務委託からスタートして、フルタイムで稼働できるタイミングで社員になる方もいます。
実際に、社員にキャリアアップしている方の半分以上は、業務委託を経験しています。
編集部
お話を伺っていると、BPOテクノロジーさんの柔軟な勤務体制は、今の時代にマッチしたニーズの高い働き方だと感じます。
生活に合わせた働き方で、プライベートも大切にしたい方を歓迎
▲公式Instagramでも、採用やフジ子さんに関する情報発信をしている（公式Instagramから引用）
編集部
BPOテクノロジーさんには、どんなきっかけで入社される方が多いのでしょうか？
山中さん
最近ですと、結婚やライフステージの変化で働き方を変えたいと思ったときに、在宅でも仕事ができるというところで、興味を持っていただいている方が多い印象です。
編集部
時間や場所に縛られない働き方は、ワークライフバランスを大切にしたい方にとって、心強い選択肢ですよね。今後、どのような方がBPOテクノロジーさんで活躍していけるとお考えでしょうか？
大谷さん
当社では「明るくてポジティブな方」「生活も仕事も、すべて充実させたい方」「相手の気持ちを理解できる方」に当てはまる方を理想の人物像としています。
明るくポジティブな対応は、クライアント様との信頼関係を作るだけでなく、チームの雰囲気も高めてくれます。プライベートでの目標や大切にしている事がある方は、仕事にも尽力してくれるでしょう。また、相手の気持ちへの理解は、テキストコミュニケーションがメインの当社では、重要なスキルの1つだと考えています。
編集部
それでは最後に、読者の方に向けてメッセージをお願いいたします。
大谷さん
今後の人生設計を考えたときに、在宅での仕事をひとつの選択肢としてぜひ検討していただきたいなと思います。
たとえば、結婚・出産・パートナーの転勤・ご家族の介護など、当社であればライフステージの変化に合わせた働き方が可能です。仕事に合わせて生活するのではなく、生活に仕事を合わせられるため、心身ともに充実した働き方が実現できます。
在宅でキャリアアップも目指していけるので、「仕事とプライベートのどちらも大切にしたい」という方に、ぜひご応募していただきたいなと思います。
編集部
大谷さん、山中さん、本日はお時間をいただきありがとうございました。
下記採用ページには、実際に働いている方のインタビューや、1日のスケジュールが掲載されています。在宅ワークやオンラインアシスタントに興味を持った方は、ぜひ一度チェックしてみてくださいね。
■取材協力
BPOテクノロジー株式会社：https://fujiko-san.com/
採用ページ：https://fujiko-san.com/careers/
Instagram：https://www.instagram.com/recruiting_fujiko_san/