総務事務とは?仕事内容や給料、必要なスキルを徹底紹介!

編集部の石崎です!

事務の仕事はいろいろありますが、総務事務はあまり聞いたことがない人も多いかもしれません。

しかし「総務部」はよく耳にしますね。一般に総務部というのは、会社のさまざまな業務を行うため、ともなう事務も多岐にわたります。

今回は総務事務について解説します。

  • 総務事務の仕事について
  • データで見る収入や残業時間
  • 金融事務1日のスケジュール

総務事務のお仕事とは?

簡単に総務事務のお仕事について紹介します!

そもそも総務部がカバーする仕事の範囲はとても広い特徴があります。

大企業になれば、経理・人事・財務など専門部署が分かれますが、中小企業やIT企業などでは「総務」がこれらに関わる業務をすべて行うところも少なくありません。

そのため、会社の規模や専門部署のあるなしによって、総務事務の仕事も変わります。

業務リスト
  • 書類の作成
  • 備品管理
  • 会社の設備・施設管理
  • 株主対応
  • 郵便物の対応

他にも、来客対応や代表電話からの取り次ぎなどを行うこともよくあります。

要するに社内の他部署では対応しない・できないが、会社としては必要な業務をまとめて請け負っているのが総務です。たとえば、きれた電球を取り替えたり、広報部がない場合にはプレスリリースの作成をしたり、社外との対応もします。

株主総会の対応をするのも総務が行うところは多いですし、社内イベントの案内を作成し告知したり、全社員に連絡事項をメールするといったことも行います。

総務事務と一般事務の違い

一般事務と総務事務に大きな違いはありません。

大手企業になれば、たとえば総務は株主総会の対応をするが一般事務は備品管理などが中心という違いはあります。

そもそも「一般事務職」はありますが「一般事務課」はありません。

総務部が一般事務的な業務をこなすことも多いので、基本的には総務事務と一般事務にあまり違いはないですね。

ただ会社によっては一般事務では行わないような書類作成や業務があると認識しておくとよいでしょう。

総務事務の将来性について

総務事務の将来、気になりますよね。

総務事務は社内のさまざまな業務を行います。会社全体の業務内容を自然と把握し、また多くの人と接することで、会社に精通した人材になります。

経理や人事のようなスキルも身につくことから、キャリアプランもいろいろな方向に描けるところが強みですね。

キャリアアップ

  • 経理や財務のスキルをつける
  • オールマイティーに社内業務を身に付け、そこから自分にあった職種を選んでキャリアプランをたてる
  • 多くの分野での経験を評価され転職で好待遇の職を得る

総務は各会社で担っている業務が違うので、それによってキャリアアップも変わります。

たとえば、中小企業で総務事務行い、経理や財務も担当していれば、次に経理や財務事務で経験を積み、最終的にファイナンシャルプランナーをめざす方法もあります。

一方で総務のスペシャリストといった位置づけはあまり聞きません。

前述したように、総務は「必ずこの業務を行う」といったものではなく、会社の他部門では処理しきれない、あらゆる要件を引き受けるため、特化したスキルがありません。

しかし社内全体を把握できるのは総務事務の強みでもあり、これを活かして会社の課題を見つけ解決することで会社に多大な貢献ができる可能性も大いにあります。

能力を認められ、会社経営の中枢へと抜擢されることも少なくありません。

また多分野における経験を買われ、転職でより高年収のポジションを提示されるケースもあります。

独立や転職の難易度

独立 ☆☆☆☆☆
転職 ★★★☆☆

総務事務として独立は難しい 

総務事務を専門として独立というのは、ほとんど聞いたことがありません。

総務での経験を土台にして、経理・財務・事務処理のスペシャリストになり、経営コンサルティングにつながれば独立も可能でしょう。

転職はキャリアチェンジも視野に入れよう

転職自体は総務事務も、もちろん可能です。ただ、総務事務として同職種への転職はさほど多くはありません。

これまでの実績をもとに総務事務から経理や、人事、財務といったように専門化した部署への転職、あるいはオールマイティーなスキルを武器にして秘書といったキャリアチェンジによる転職がおすすめです。

具体的なキャリアプラン
  • 総務事務
  • より大手企業の総務部へ
  • 人事や経理、秘書といった職種へのキャリアチェンジ
  • 管理職へ

総務は幅広い業務を行うため、どの職種においても転職しやすい面があります。

それだけに、より良い待遇を求めるのか、働きやすさが大切なのか、あるいはキャリアアップを狙うのか、転職では目的や希望を明確にすることがポイントです。

スキルによる収入差について

Excel・Word等といったオフィス系ソフトのスキルによる収入差はありません。

経理を担当するなら会計ソフトが使える、人事なら労務管理システムを利用できるといったスキルは有利にはなります。しかし、大きな収入差につながるほどでもありません。

総務事務の具体的な仕事内容

ここからは、実際に経理事務として働いている3人をご紹介します。

  1. 1日のスケジュール
  2. 残業
  3. やりがいや厳しさについて

派遣社員、正社員、パートでのリアルな働き方をぜひ参考にしてください。

中規模総合病院で正社員として働くMさんの1日

Mさん(30歳・女性・正社員)中規模総合病院勤務

9:00 出社 メールチェック
9:30 医療材料納品のチェック・在庫管理
10:30 新規採用者(清掃・看護助手)の制服準備
   ロッカー等の手配
11:30 両替確認
12:00 お昼
13:00 銀行へ 入金と両替
14:00 郵便物・回覧物の整理と配布
15:00 入金のデータ入力
社会保険の書類作成
18:00 退社

主な仕事

  • 入出金の管理
  • 医療材料の発注と管理
  • 制服支給やロッカー等の采配
  • さまざまな資料作成(主に人事関係)

残業

インタビュアー

残業はありますか?

基本的にありません。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

やりがいとか、やってて良かったなと思える瞬間はありましたか?

もともと大手商社の総務部にいたのですが、人間関係がうまくいかず転職をしました。病院の総務事務ですが、部署としては上司と他にパートさんがひとりいるだけなので、アットホームでやりやすいです

総務事務といっても、経理は別にいるのですが、そちらのアシスタント的に銀行へのお使いがあったり、医療品の発注や納品の確認があったり、とにかくさまざまな業務を行うので、1日中、くるくる働いている感じですね。

病院といえばお医者さんと看護師さんがいて患者さんを助ける公共的な施設、と漠然と考えていましたが、民間病院は経営も大事。総務事務を行うと、病院経営や運営の一端を学べるので貴重な体験だと思っています。

総務は院内のあらゆることに対応するのですが、看護師さんたちが「助かる」と声をかけてくれたり、先生に「きっちりやってくれてありがとう」と言われるので、それが嬉しいですね。

ITベンチャー企業で契約社員として働くAさんの1日

Aさん(25歳・女性・契約社員)ITベンチャー企業

10:00 出社 受付前の掃除
社長のスケジュールを確認し社内メールする
10:30 トイレの電球取り替えやコピー機の修理を頼むなど
12:00 お昼
13:00 両替確認
12:00 お昼
13:00 前日の入金を会計システムに入力/td>
14:30 キックオフミーティングの準備
15:30 PCのリース契約の対応
16:30 社長用のお茶やコーヒーの購入
   各部署に立ち寄り消耗品の確認と補充など
18:00 退社

主な仕事

  • 雑用!!!

残業

インタビュアー

残業はありますか?

残業は基本ないです。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

やりがいとか、今後の方向性について教えてください。

設立3年の新しいベンチャー企業。総務というか庶務というか、要するに何でも屋の部署ですね。経理専門の担当者はいますが、人事の労務管理等はアウトソーシングしているので、わたしの仕事は社内の人から「困ったこと」を頼まれて代わりに行う、解決するって感じです。

社長も自ら動く人なので秘書はおらず、そのため、社長室の掃除や時には接客対応もします。何でも屋さんですが、縁の下の力持ちでもあり、裏方の仕事が好きな自分には向いていると思います。

ただ、総務事務といっても、要するに便利に立ち働くだけなので、何かもっとスキルをつけて専門的な職種に就いたほうがいいのかなぁとは思っています。

精密機器会社で派遣で働くIさんの1日

Iさん(42歳・女性・派遣)精密機器会社勤務

9:00 出社 担当上司と簡単な打ち合わせ
9:30 労働保険の手続き・書類作成
11:00 防災訓練の資料作成
12:00 お昼
13:00 防災訓練を各部署の担当者に説明する上司をサポート
15:00 社会保険事務所へ(中途採用者の手続き)
16:30 帰社・労務管理(データ入力)
17:30 退社

主な仕事

  • 主に人事・労務関係の書類作成や手続き
  • 社内行事の運営

残業

インタビュアー

残業とかはありますか?

2月の決算時期、3月後半〜4月の新入社員への対応時期は多少の残業があります。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

やりがいとか普段の業務について教えていただけますか?

基本的には、社会保険や労働保険の手続きや対応が多いです。工場なのでケガも時々あり、そうした場合の補償対応なども行っています。

備品は庶務課が扱いますし、経理部も独立しているので、人事関係(人事部がなぜかない)と、あとは社内行事の運営も多いです。社長が好きらしく、思いつきで社内運動会とか、花見の会とか、バスツアーとか「やろう!」と言い出すので、そういう時はアタフタしますね。

派遣でもあまり「派遣は社外の人間」っていう感じがしないので、働きやすい職場ではあります。社内イベントでいつも仕切っているから派遣と思っていない人が多いのかも(笑)

インタビュアー

なるほど、結構いろんなことをやらなければならないんですね。

はい、総務事務は、結局「コレとコレ」と決まった業務があるわけではなく、その都度、臨機応変に対応しています。

経理の人がいなければ電話に出て税理士さんとも対応しますし、人手が足りなければ庶務の手伝いもします。

やりがいとは違うかもしれませんが、わたしはルーティンワークは苦手なので変化があって自分には向いている職種だなと思っています。

総務事務は未経験からでも目指せる?必要スキルは?

経理に必要なスキルや未経験でも目指せるかについて説明します。

総務事務は未経験でもなれる

総務事務は未経験でもなれます。

総務事務はさまざまな業務をカバーします。全くの未経験でも先輩や同僚について、数日〜1ヶ月程度の経験をつめば、簡単な事務処理ならできるようになるでしょう。

ただし総務事務でも、経理に重きを置いている場合や財務・人事といった事務処理が中心となる場合には経験者優遇のところが多いです。

必要なスキル

総務事務として必要な主なスキルは以下の2つです。

  • Word・Excel
  • ヒューマンスキル

事務処理を行う上で、基本となるのがWordとExcelです。

総務事務の業務範囲は広いので、企業によって必要なスキルはだいぶ違います。

Word・Excel

特に詳しくなくても問題ありませんが、WordやExceができたほうがいいでしょう。

また、メールの送受信やファイルやフォルダの扱いなど、パソコンの基本操作ができることは大前提となります。

ヒューマンスキル

社内・社外の多くの人と接する総務事務は、いわゆる一般常識やコミュニケーション能力といったヒューマンスキルも大切です。

ひとつの業務を日々こなすのではなく、臨機応変な対応も必要とされるため、判断力と行動力も大切です。

総務事務に向いている人

向いている人 向いていない人
  • オールマイティーにできるタイプ
  • 気遣いのある人
  • とっさの対応力がある
  • 人のために働くことに意義を感じる
  • 集中してひとつの業務を行いたい
  • 人と接するのが苦手なタイプ
  • いくつもの仕事があると混乱しやすい人

総務事務は、ひとつの仕事ではなく、いくつもの業務を並行して行いながら、時には社員からの要請に応え、なおかつ社内がスムーズに動くように常にアンテナを張っておくことが必要とされます。

気配りや気遣いができる人、そして人のためにサポートに徹することができる人は特に総務事務に向いています。

逆に、コツコツとひとつの業務を継続して行いたい人や、ひとりで完結する仕事がしたい人には向いていません。

実際に転職する場合に知っておくと良いこと

実際に総務事務として転職するときに、知っておきたいたことをまとめました。

総務事務が活躍できる会社とは

有名な大手企業リスト
  • 大和ハウス
  • 公益社団法人日本道路協会
  • 日産グループ

会社は総務のような「他の部署では処理できない、でも必要な社内の案件」に対応してくれるオールマイティーな部署が必要です。

大手企業では、総務・人事・経理・財務・広報・庶務と細分化されているので、総務の仕事はどちらかといえば、労務管理や株式対応などが多くなります。

上記のような有名企業でも、総務事務の中途採用を積極的に行っているところは多くあります。

中小企業では、総務が人事も経理も庶務も、時には広報も兼ねることもあり、それこそ幅広い業務を担当することになるでしょう。

大手企業への転職では、総務ではなくても人事や経理といった事務経験があると有利です。

中小企業では、各社で求める人材が違うので、求人内容をよく確認することが大切です。

転職するなら

総務事務は企業のみならず、医療機関や教育機関、行政法人や社団法人、どんな業界の組織でも必要とされる職種です。

求人内容も幅広いので、なるべく自分にとって良い条件、待遇を得るためにはエージェントを利用するのが近道です。

エージェントであれば、求人サイトにはない、詳しい社内の情報も聞けるので、どんな業務を担当するのかがわかります。

また総務事務は派遣社員も多い職種です。希望にあった転職先がない場合、ひとまず派遣で働きながら転職先を探すのもひとつの方法ですね。