OA事務

OA事務の仕事内容や必要スキルを解説!一般事務との違いについて

編集部の加藤です!

OA事務、一般事務のお仕事について解説します。

この記事でわかること
  • OA事務の仕事について
  • データで見る収入や残業時間
  • OA事務を実際に行っている人による1日のスケジュール

OA事務は未経験からでもスタートしやすく、また広範囲の業務を行うため自然とビジネススキルが上がるメリットもあります。

さらに基本の事務スキルをもとに、専門事務職や人事・総務などのキャリアチェンジも可能です。

では詳しくOA事務について見ていきましょう。

OA事務のお仕事とは?

ここでは簡単にOA事務の仕事内容について説明しています。

OA事務とは一般的な事務職です。

OA事務の範囲はたいへん広く、また企業や部署によって行うこともさまざまです。

資料作成やデータ入力といったいわゆる事務処理の他、お客さまの対応や電話・メールの対応、時には人事・庶務・経理といった分野での仕事もあります。

業務リスト
  • データ入力
  • 社内文書作成
  • 郵便仕分け
  • 伝票整理
  • ファイリング
  • 備品管理
  • 電話対応
  • 接客対応

事務といえばデスクワークのイメージがあります。

会社にもよりますが「各部署に足りない備品を届ける」「郵便物を仕分けて、それぞれの課に届けるついでに細々とした用事を頼まれることが多い」とか「棚卸しの手伝いなどもする」などオールランドプレーヤーとして、さまざまな業務を請け負うことが多い仕事です。

OA事務と営業事務の違いとは

OA事務と営業事務の違いは、営業事務は営業職のサポート部分が大きい点です。

OA事務・一般事務は特に「この部署のため」というよりも、社内全体の事務処理や対応を行うことが多いですね。

営業事務はより専門職に近いため、多少は時給が高い傾向があります。

OA事務の将来性について

営業事務のキャリアアップ方法や将来性についてまとめました。

一般的な事務職は、専門性が低いためにどうしても時給や年収が低い面があります。

ただ、ひとつの会社で長く一般事務を担当していると「その人に聞けばすべてわかる」社内の生き字引的な存在になり、なくてはならない人材として優遇されるケースは少なくありません。

他には、営業事務や貿易事務、英文事務といったように、より対象を絞り込んだ事務職をめざすとスキルの高さが評価されます。

キャリアアップ

さまざまな事務を行うOA事務・一般事務はその後のキャリアアップも幅広いのが特徴です。

専門的な事務職をめざす

事務職でも以下のような専門的な事務をめざすと年収アップにもつながります。

  • 営業事務
  • 貿易事務
  • 英文事務
  • 金融事務

それぞれ基本的なスキルは同じですが、営業なら営業職のサポート、貿易事務には税関処理など特殊スキル、英文事務では語学力などが必要となります。

OA事務で事務職の実績をつけた上で、さらにもうひとつ専門に絞ったスキルをつけるといいですね。

秘書をめざす

OA事務はすべての仕事においての「基本スキル」です。

たとえば秘書は担当のスケジュール管理から資料準備、伝票や入出金の管理も行いますが、その多くはOA事務と共通しています。

事務処理を的確に行いながら、サポート業務や気配りなどコミュニケーション能力がつくと秘書として採用される確率もあがります。

人事や総務職をめざす

人事部や総務職も事務の仕事は多くあります。

一般事務の経験を活かし、さらに人事部なら採用や研修を、総務であれば勤怠管理や給与関連、また株主対応を任されるようになれば、大きなキャリアアップが見込めるでしょう。

独立や転職の難易度

独立 ☆☆☆☆☆
転職 ★★★★★

一般事務としての独立は難しい

事務職としてフリーランスで働くことはほとんどありません。

ただ、派遣社員や契約社員の形であれば多くの仕事があるでしょう。

派遣社員でも事務処理が正確でスピーディーな人は多くの企業が求める人材です。

転職はしやすい

一般事務は求人数が非常に多いので、転職はしやすいです。

求人数が多いだけに、仕事の内容や待遇の幅も広いので、なるべく好条件の職場に転職したいですね。

たとえば営業事務や人事にキャリアチェンジしていきたいのなら、本人の希望にあわせた異動を積極的に行っている会社を選んだほうがいいわけです。

いっぽうで年収を上げたいのであれば、大企業をめざして転職するといいですね。

子育てしながらも働きやすい地元の企業や、アットホームな会社で長く勤務したいなど、自分の希望や条件をよく考えて転職先を見つけることがポイントです。

収入アップ

① そもそも年収の高い大手企業への転職

事務職はどこの会社にもある仕事です。

シンプルに年収だけで考えるのであれば、やはり大企業や有名企業、成長著しいIT企業などへ転職をすれば収入はアップするでしょう。

② スキルを活かして派遣で収入アップ

事務職は全体的に年収が抑え気味で、昇進・昇給もあまりないのがネックです。

いっそ派遣社員のほうが時給が高いことはよくあります。

派遣社員は収入の安定、福利厚生などの面でデメリットもあるので、メリット・デメリットを考慮して判断しましょう。

③ 専門的な事務職となり年収を上げる

一般的な事務職と比べ、外資系の金融事務では倍近い時給や1.5倍以上の年収も見受けられます。

また貿易事務も専門職として年収は高くなります。

スキルによる収入差について

PCスキルによる大きな収入差はありません。

事務職としては一般的な基本スキルを持っていれば大抵の業務は行えます。

データ入力や資料作成が多い業務では正確かつ迅速に作業できる人は評価が高い傾向があります。

他にも、たとえば上司に急に頼まれた仕事を合間にサッとすませる電話での受け答えが上手で顧客や得意先に好印象を与える、といったヒューマンスキルが重視され、重宝がられると収入アップや昇給につながることも多いです。

OA事務の具体的な仕事内容

OA事務として働いている方々にインタビューを行いました。

  1. 1日のスケジュール
  2. 残業
  3. やりがいや厳しさについて

正社員、派遣でのリアルな働き方をぜひ参考にしてください。

大手製紙会社で正社員として働くA子さんの1日

A子さん(32歳・女性・正社員)大手製紙会社勤務

9:00 出勤
9:30 伝票整理・入出金のデータ入力
11:00 役員向け資料の印刷・製本
12:00 お昼休憩
13:00 データ入力・ファイリング
16:00 資料の修正とコピー
会議用飲料とお弁当の注文
来客対応
18:00 退社

主な仕事

  • 資料作成
  • データ入力
  • 来客対応

残業

インタビュアー

残業はありますか?

大量の資料作成時で修正が追加追加で入るときには、1時間程度の残業をするこはあります。基本的にはほぼ定時で帰宅できます。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

仕事をスムーズにすすめるために気をつけていることはありますか?

毎日、さまざまな仕事をこなすので「今日やるべきこと」を出社と同時に確認して、自分の中でスケジュールをたてています

意外と大変なのが、コピーを取ってくれとか、お客さまの電話対応、お茶だしなど、合間に細かい雑用が入ってくること。

資料作成やデータ入力をいったん止めて要望に対応していると、あっという間に時間がたってしまいます。

インタビュアー

スケジュール通りに進まないことにストレスはありませんか?

事務職といっても、ずっとデスクワークでもなく、いろいろな仕事を任され、会社全体をサポートしている感じです。

学生時代にサッカー部のマネージャーをしていて、人のサポートをすることが好きだし、感謝されるのが嬉しかったので、事務職も合っているようでストレスはありません

メーカー子会社(中小企業)で正社員として働くEさんの1日

Eさん(26歳・男性・正社員)メーカー子会社

9:30 出社
上司と簡単なミーティング
10:00 売上実績のデータ入力
12:00 お昼休憩
13:00 顧客対応
14:00 中途採用者の書類準備
15:00 報告書の作成
16:30 外部向け広告のチェック
印刷会社と対応
18:00 発注書類(営業より)の確認とファイリング
19:30 上司と社長と打ち合わせ
残務処理
20:30 退社

主な仕事

  • すべての事務処理
  • 総務や人事的な仕事も行っている

残業

インタビュアー

残業はどのくらいの頻度でありますか?

毎日1時間程度の残業。他の担当者と比べると残業量は少ないほうです。

あとは年末や繁忙期は夜10時くらいまでの残業は時々あります。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

仕事をしていてよかったと思うことはありますか?

従業員数40人の会社で、自分と上司のふたりですべての事務を回しています。

経理だけはパートの女性がいますが、人事・総務に近い業務も行っています。

ある意味、会社の中枢でもあり、いろいろなことが学べるので勉強になります。

インタビュアー

なるほど。自分の力になるのであれば良いですね。

ただずっと事務職はどうかなとも思っており、できれば営業か工程管理にまわりたいと考えています。

それとやはり給料が安くボーナスも少ないので、30歳くらいでさらに大手企業へ転職できたらいいなと漠然と考えてはいます。

健康食品会社で派遣として働くY子さんの1日

Y子さん(29歳・女性・派遣社員)健康食品会社

9:00 出社
今日のタスクを直属上司と確認
9:30 前日の発注・受注データの入力と確認
12:00 お昼休憩
13:00 商品登録の入力
15:00 役員会の資料作成(元データは営業より)
17:30 退社

*上記の仕事の途中で、電話対応

主な仕事

  • 発注や受注の管理
  • 商品の在庫管理データのとりまとめ
  • 資料作成
  • コピーや来客対応、電話対応など

残業

インタビュアー

残業はありますか?

基本的にはありませんが、頼まれたら行います。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

仕事で苦労したことと、やりがいを教えてください。

サプリメント類の在庫確認、発注受注データの入力が主な仕事です。データそのものは営業や倉庫からきますが、所定のひな形に入力します。Excelとは違う独自のシステムですが、これは数日も使うと覚えられる簡単なものです。

ただ数字に関連することなので、間違いがないようにすることには気を遣います。

また、電話対応や問い合わせメールを該当部署への割り振る、郵便物の仕分けなども意外と時間が取られるのですが、社内のいろいろな人と接点が持てるので、私としては変化があって楽しいのは楽しいです。

OA事務は未経験からでも目指せる?必要スキルは?

OA事務に必要なスキルや未経験でもめざせるかについて説明します。

OA事務は未経験でもなれる

OA事務は未経験でも採用されやすい仕事のひとつです。

最低限のPCスキル、ビジネスマナーを学んでいれば未経験でも特に問題はありません。

必要なスキル

OA事務として必要な主なスキルは以下の3つです。

必要なスキル
  • Word
  • Excel
  • ビジネスマナー

Word

オフィス系のOAスキルが必須となっている場合が多いです。

中でもWordは基本中の基本です。

Excel

Excelも必須としている会社がほとんどです。

基礎レベルでも問題はなく、入社してから必要な業務にあわせて覚えていくのでも充分に対応できます。

他にもPowerPointなどがありますが、事務職は求められる業務によってスキルが違うので、募集要項を必ず確認しましょう。

ビジネスマナー

一般事務といっても、ずっとデスクワークで黙々と書類を処理するだけ、ということはあまり多くありません。

大抵は電話や接客対応、他の部署とのやり取りがあります。

一般的なメールの書き方、電話対応、接客対応のマナーを知っておくことは必要です。

OA事務に向いている人・向いていない人

向いている人 向いていない人
デスクワークが好きな人
臨機応変に対応できる人
数字に強い人
コミュニケーション能力がある人
ものづくりのような達成感が欲しい人
ひとつのことにじっくり集中したい人

OA事務は、事務とはいえ広範囲の仕事をこなすので、臨機応変に対応できる人が向いています。

また、データ入力といった、正確性が大事で根気のいる作業も多いので、数字に強い人も向いていますね。

書類処理の最中に電話に出たり、お客さまの対応をしたりと、並行して業務を行うこともよくあります。

一般事務職は、ひとつのことに集中したいタイプには向いていない面はあります。

実際に転職する場合に知っておくと良いこと

実際にOA事務として転職するときに、知っておきたいたことをまとめました。

OA事務が活躍できる会社とは

有名な大手企業リスト
  • 三菱商事
  • バンダイ
  • 資生堂

すべての会社に事務の業務はあります。どの業界でも業種でも事務手続きは必ずあるからです。よくAIがこうした手続き処理を行うようになると言われますが、現実的に見て、まだまだ一般事務職の需要はあるでしょう。

大手企業や有名企業への転職も叶いやすいのが事務職です。上記にあるような、新卒では難しかった有名企業も、転職で採用されるケースもよくあります。

転職するなら

OA事務であれば、エージェントでも求人サイトでもハローワークでも仕事は見つかります。

でも自分にとって少しでも良い条件で転職したいのであれば、やはり内部事情に詳しく、年収の交渉なども代わりに行ってくれる転職エージェントが向いています。

担当者との相性もありますが、転職先選びから面接対策、さまざまな支援を行ってくれます。

地元のアットホームな会社を希望しているのであれば、ハローワークで相談してみましょう。