秘書とは？仕事内容や給料、必要なスキルについて徹底解説！

秘書といえば、男女問わずビシっとスーツを着こなし、片手にスケジュール帳を持って、いかにも「デキる人」といったイメージがありますね。

秘書に憧れる人は多いのではないでしょうか。今回は秘書の仕事について解説します。

秘書のお仕事とは？

秘書の仕事は簡単に言うと、上司の仕事がスムーズに進むようにサポートをする仕事です。

秘書がいることで、社長や役員が自分の専門的な仕事へ集中できます。企業の利益を大きくするためには、秘書の業務が欠かせません。

今から秘書の基本的な仕事の中身を、具体的に紹介します。秘書の仕事へのイメージを広げる参考にしてくださいね。

仕事環境を整える	上司の机の整頓や、足りない備品の補充 部屋を適切な空調に整えたり、お茶出し
上司の スケジュール管理	担当する社長や役員の、会議や出張、休暇などを管理 予定が詰まって忙しいときは、仕事の優先順位・予定の調整 まれにスケジュールの日時の交渉も行う
メール・電話対応	秘書が回答できるものはその場で答える 上司の確認が必要なものは然るべき対応をする 上司に繋げるべき連絡はなにかを考えて、 取捨選択した必要な情報だけを上へ報告
交通機関や ホテルの手配	出張や社外会議の移動に必要な交通機関の準備 遠方へ出張する際のホテルの予約などを行う 移動の前後にある仕事や時間を考え、 適切な時刻で新幹線やタクシーを手配する
買い出し	お客様への手土産や、上司から頼まれたものの買い出し 秘書が買い出しを行うものは、勤める企業によって幅広い 上司によっては、プライベートなものまで買い出しを頼まれるケースもある
精算	移動で使ったタクシー代、出張の新幹線やホテルの費用などの精算 人によっては上司が立替えたお金を代わりに精算することも
来客対応	お客様が見える前に、部屋の空調やテーブル、資料などの準備 このとき秘書のマナーがなっていないと、上司の印象が悪くなり、 最悪契約などにも影響 お客様が帰られてから、使用済みの部屋を片付ける
書類作成 整理	会議で使う資料を作成したり、必要なデータを集める 日々増えていく膨大な書類をまとめて、 後日必要となったときにすぐ見れるようファイリングも行う 必要な書類とそうでない書類を、しっかりと見分ける能力が必要
会議・講演会 ・冠婚葬祭 などへの出席	秘書は、上司と一緒に会議やパーティーへ参加することも多いです。 上司が多忙で時間が割けないときは、秘書だけで講演会や冠婚葬祭の儀式に参加 ※上司の代わりなので、責任は大きい 相手に失礼のないよう、丁寧に振る舞うマナーが重要

実はたくさんある「○○秘書」

秘書といえば、社長秘書が思い浮かびますが、企業では一定以上のポジションにある人に秘書がつくことが多いですね。

議員秘書もよく耳にしますが、他にもいろいろな業界で秘書が活躍しています。

大学病院の教授につく医局秘書、芸術家につく秘書、建築家につく秘書もあります。

最近では、小説家の瀬戸内寂聴さんの秘書がメディアで取り上げられ、有名ですね。

有名になる例はまれですが、役員秘書に限らず、さまざまな職種で「秘書」は必要とされています。

秘書の将来性について

いろいろな仕事について将来的にはAIが代わって行うと言われています。

でも秘書のように、担当する人の気持ちを察し、また人柄や性質を熟知して、なるべく気持ちよく仕事が進むよう気配りをするのは人にしかできないことです。

これからも秘書の仕事は引き続き需要があります。

キャリアアップ

秘書としてのキャリアアップは、たとえば専務秘書であれば社長秘書へ、助教授の秘書であれば教授の秘書へ、と、より高いポジションと責任のある地位にある人の秘書になることです。

また秘書室があり、複数の秘書が勤務しているなら、秘書室長をめざすのもキャリアアップです。

秘書は企業の中枢をよく知り、また上層部とのパイプも太く、経営能力や管理能力が高いとみなされ、他の部署へ異動すると共に管理職にのぼるケースもあります。

独立や転職の難易度

独立	★★☆☆☆
転職	★★★★★

秘書としての独立は難しいが講師ならチャンスあり

秘書として独立することは難しいのですが、秘書のキャリアを活かして講師になれば、フリーランスとしての独立も可能です。

秘書養成スクールを立ち上げることも、実現にはたくさんのハードルはありますが、できないことではありません。

芸術家や建築家といった著名なクリエイターにも秘書がつくことがあります。

この場合には、会社や組織というよりも「その人のためにサポートする」独立性の高い仕事になります。

転職はしやすい

優秀な秘書を求める企業や団体、組織はたくさんあります。

重大な責任や決断を日々迫られる地位にいる人にとって、それらの仕事に集中できるよう全てを取りはからってくれる有能な秘書は非常に大切だからです。

秘書としてだけでなく、秘書経験を活かせば、年収アップを視野に入れたキャリアチェンジ転職も可能です。いずれにしても、秘書の転職先は多くあり、より高い待遇を得られるでしょう。

スキルによる収入差について

秘書の資格としては、以下があります。

秘書検定を持っていれば有利ですが、直接の収入差には大きな違いはありません。

サポートする上司が「この人が必要だ」と思えば、年収や報酬に反映されるので、スキルというよりもどれだけ上司の信頼を得られるかがポイントです。

秘書の具体的な仕事内容

派遣社員、正社員、アルバイトでのリアルな働き方をぜひ参考にしてください。

有名メーカーで派遣として働くFさんの1日

Fさん（29歳・女性・派遣）メーカー秘書室勤務

9:00	出社 室長とのミーティング
9:20	メール対応
10:45	社長と役員のお弁当手配・飲料の買い出し 役員原稿の見直しと清書
11:40	ランチミーティングの準備
12:00	途中まで会議室にてお茶だし等
12:30	昼食
13:30	役員用会議室の片付け 備品補充
14:30	メール・電話対応 合間にお祝い用のお花の注文や手土産の準備など
17:00	退社

主な仕事

残業

正社員の秘書が2名、ひとりは社長づき、もうひとりが秘書室全体の責任者です。

正社員のふたりはけっこう残業していますね。他に派遣が私を含め2名と経費処理などを専門にするパートさんがひとりいます。

やりがいや厳しさについて

大手企業の営業アシスタントとして働いていましたが、結婚を機に退職。

派遣に登録した時に、上場企業の経歴をアピールして秘書はどうですかとすすめられて今の仕事に就きました。

まず第一に時給が非常にいいです。

それとずっとデスクワークというわけでもなく、日々変化がありますし、企業のトップとお話できたり、経営について学べたり、仕事内容を間近で見られるのは勉強にもなるし刺激も受けますね。

大変なのは、主に秘書室で担当している役員5名それぞれの業務内容や性格、好みなどを把握しておくことです。

役員にちょっとした用事を頼まれることが多いので、その合間に朝のミーティングで振り分けられた文書の作成とか、メール返信などをこなすのですが、タスクの優先順位を自分で把握しておかないとなりません。

でも、秘書の仕事は自分に合っていると思います。子どもが欲しいのでしばらくは派遣で働くつもりですが、将来的には秘書として正社員で復職できればと思っています。

機械部品メーカーで正社員として働くUさんの1日

Uさん（33歳・男性・正社員）機械部品メーカーに勤務

8:30	出社 社長のスケジュールやメール確認
9:00	出社した社長の出迎え、スケジュール等の連絡など
10:00	支社へ出向く社長の付添い
12:00	昼食
13:00	支社の社長との会議に立ち会う
14:00	社長と共に帰社 支社の状況レポート作成の段取りを確認後に営業部へ連絡などの手配
15:00	ベンダーとの調整 メール対応 翌日の資料作成
17:00	明日のスケジュール確認 急遽入った予定との調整をし社長に伝える
18:30	社長が退社、見送り、残務処理
19:00	退社

主な仕事

残業

定時のことも多いですが、夜に社長が会食の予定があれば付きそうこともよくあります。

やりがいや厳しさについて

何事も先回りして、社長が円滑にすべてのスケジュールを行えるようサポートに徹しています。

たとえば、外出する際の社長に付添いますが、事前に昼食をとる場所などもだいたい把握しておきます。

その時になって「今日は脂っこいものはだめだな」と言われれば、おそばとか和食、「朝抜いたからしっかり食べたい」とおっしゃれば、ステーキやハンバーグ、トンカツなどの店にすぐ向かえるように、候補の店をスマホに登録して、その場で予約をとり向かいます。

ベンダーとの調整業務などもあり、代々、社長秘書は男性が行っているようですね。

私は新卒で総務部にいましたが、何度か社長にお目にかかることがあり、なぜか気に入って頂き、秘書にと抜擢されました。

年収も悪くないですし、もともと縁の下の力持ち的な仕事が好きなので、向いているかなとは思っています。

ただ、今の会社では昇給はありますがずっと秘書として働くことになります。

自分が50歳すぎて、秘書というのはあまり想像できないので、いずれは経営中枢部に関われるポジションをめざして転職したいと密かに思っています。

大学病院の医局秘書・パートとして働くHさんの1日

Hさん（31歳・女性・パート）大学病院勤務

10:00	出勤や曜日は教授のスケジュールをもとに変わる 教授と簡単なブリーフィング
10:30	翌週の学会出張の手配・交通手段や宿泊などの手続き
12:00	論文の手伝い　 資料を揃えるなど
13:00	昼ごはん
14:00	学会運営会社
15:30	帰りがけに手土産の予約をして帰宅

主な仕事

残業

残業というか、平均すれば週に3~4日、4時間程度の日もあればイベントや学会前には10時間程度連続して働くこともあります。

やりがいや厳しさについて

20代の頃ですが医療事務員として働いていました。その経験を活かし、現在は大学病院の医局秘書、主に担当教授のアシスタント的な業務をしています。

医療現場に関わることではなく、学会や講演会、院内での講習会の準備や手配、またメディア等のアポイントなどを任されています。

一般的な秘書と違って、教授のスケジュールにあわせたシフトです。

診察が午後からで、午前中から教授がいる場合には、上記のような流れになります。逆に1日、診療や手術等が入る場合にはお休みになります。

資料作成は教授と教授の下にいる人が行いますが、そのための資料集めをする時もあるし、教授の論文を清書したり、できあがった資料すべてを確認し、セットにして見やすいように整えたりします。

また郵便物も多いので、返信が必要なもの、資料としてファイルしておくものなどを選別するのも仕事のひとつです。白衣のクリーニング受け取りとか、こまごました事もありますね。

勤務している病院だけなのか、他もそうなのかはわかりませんが、慣例らしく、教授のもとで働いている先生、助教授とか、暮れには奥様を伴って教授にご挨拶にきます。

こういう時もアポイントをさばいたりするのですが、けっこう医者の世界をいろいろ見られて興味深いですよ。

ともかく、秘書としては目も回るような忙しさでもなく、働きやすい職場です。それにパートですけど教授がポケットマネーでボーナスの時期にはお礼を下さるんです。けっこうな金額なので最初の時は「パートなのに」と驚きました。これも教授によるみたいですけどね。

秘書は未経験からでも目指せる？必要スキル

秘書は未経験でもなれる

秘書といっても、秘書のアシスタントや秘書室勤務、秘書が複数いる場合には未経験でもOKのところがあります。

ただ秘書は担当する方の代わりに対応したり、会社の顔として様々な人と接することも多いため、まったく社会人経験のない新卒で社長秘書になるということはほとんどありません。

未経験なら秘書室などに勤務し、一定のビジネススキルを身に付けてから転職すれば、より高いポジションの秘書となれるでしょう。

必要なスキル

基本的なPCスキル

資料作成からメール対応などもあり、基本的なPCスキルは必須です。

Word・Excelは基本操作をマスターしておきましょう。

コミュニケーション力

秘書に必要なスキルはコミュニケーション力です。

秘書は社内外のさまざまな人に対して、上司の代わりとして対応する場合も多くあります。周りの人から見ると、秘書は上司の顔のようなものです。

したがって、秘書が誰とでも円滑に話を進めて、相手に好印象を与えられれば、上司の仕事にとってもプラスになります。

また、忙しい上司のスケジュールを作成する秘書は、効率的に会議や出張の予定を立てなければなりません。状況によっては、会議のスケジュールを調整するのも秘書の仕事です。

そんなときに、スムーズにクライアントや社内の人と日程を交渉ができるくらいの、高いコミュニケーション力が求められます。

臨機応変な対応力

臨機応変な対応力も、秘書に求められるスキルのひとつです。

さきほど秘書の仕事内容をお伝えしたとおり、秘書はありとあらゆる幅広い仕事を頼まれます。それに合わせて、急にスケジュールが変更したり、緊急の仕事が入ったりもするんです。

なので、秘書は一番優先する仕事はなにかを考えて、業務に対して柔軟に処理できる力が大切です。

ビジネスマナー

メールや電話での受け答え、来客対応など、ビジネスマナーを身に付けることも大切です。

相手に対して失礼なことをすれば、上司の評判に直接関わります。

一般常識

きちんとした言葉遣いで丁寧に話すことで、相手に良い印象を与えます。

ビジネスマナーとも共通しますが、会社や組織を代表する人の代わりに動くこともあるわけですから、大前提として一般常識があり、さらに相手に好印象を残すことが大切です。

「竣工祝いだからお祝いの品を頼むよ」と言われたら一般的に何を購入するべきかわかる、ご祝儀といわれて金額を聞いたら、金額に見合ったのし袋を選べるといったことも、一般常識ですね。

時にはメールではなく、手書きのお礼状を書くこともありますし、お香典などを用意することもあり、字がきれいな人は大きな強みになります。

語学力

語学力は秘書に絶対に必要というわけではありません。

しかし、秘書がごく簡単な挨拶をしたり、場をつなぐといった面はあり、英語ができればかなり有利です。

英語以外の第二外国語を話せると、スキルを活かして外資系のセクレタリーなど、年収の高い職場への転職もしやすくなります。

秘書にあると有利な資格

「秘書」と聞くと、「なにか特別な資格が必要なんじゃないの…？」と思う人も多いでしょう。しかし実際のところ、秘書は必ず資格を取得する必要はありません。

でも、秘書を目指す人が持っていると有利な資格は存在します。ここでは、未経験から秘書になりたいと考える人におすすめの資格を紹介しますね。

秘書検定2級

秘書を目指す人におすすめの資格が、「秘書検定2級」です。

秘書検定2級は、「公益財団法人　実務技能検定協会」が開催している資格試験となっています。秘書の仕事に必要な知識やマナーなどを、証明できる資格です。

秘書として働く人の中には、秘書検定2級を持っている人がたくさんいます。しかし、秘書検定は秘書になりたい人だけでなく、社会人としてのマナーを習得したくて受検する人も多いです。

秘書検定の勉強をすれば、秘書の仕事へのイメージが広がります。

CBS（国際秘書）検定

「CBS（国際秘書）検定」も、秘書の仕事をやりたい人におすすめの資格です。

CBS検定は「一般社団法人　日本秘書協会」が行っている試験で、その公式ホームページにはCBS検定について以下のように述べられています。

CBS（国際秘書）検定試験は、英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなし、実務処理能力、人間性ともに優れたオフィスプロの育成を目的としています。

引用：日本秘書協会

近頃はグローバルに活動をする企業が増えているので、英語と日本語で業務を遂行できる人材は評価が高いです。秘書としての価値を大きくしたいなら、ぜひCBS検定を受けてみてください。

マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）

秘書の仕事に興味があれば、「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」の取得もおすすめです。

マイクロソフトオフィススペシャリストは、WordやExcelなどの、パソコンスキルのレベルを証明します。

秘書は上司の仕事のスケジューリングだけでなく、書類の作成などを行うのも仕事です。したがって、マイクロソフトオフィススペシャリストを取得すれば、効率的に見やすい資料の作成ができるようになります。

英検やTOEICのような、語学の資格

秘書になりたい人は、英検やTOEICのような語学の資格を持っていると業務に活かせます。

CBS検定を説明したときにも言いましたが、語学力の堪能な人は秘書としての価値が大きいです。

なので、英検であれば2級、TOEICだと800点以上くらいの語学力を目指してみてください。

また、外資系企業の秘書を目指すなら、英検準1級やTOEIC900点以上の英語力があると良いです。

秘書に向いている人・向いていない人

秘書に求められる能力を持っていても、秘書への適性がなければ仕事が上手くできません。では、どういう人が秘書に向いているのでしょうか？

秘書の仕事に適性がある人には3つの特徴があります。それぞれ順番に説明しますね。

誰とでも上手く付き合える人

秘書に向いているのは、誰とでも上手く付き合える人です。

秘書の仕事は、人と人を繋ぐパイプのような役割もあります。そのため秘書は、上司と他の社員やお客様との円滑な関係を築けるような、人との接し方をしなければなりません。

どんな相手でも受け入れる懐が深く、場の調和がとれる性格だと、精神的な負担が少なく仕事ができます。

人をサポートするのが好きな人

人をサポートするのが好きな人も、秘書への適性があります。

秘書の仕事は上司のアシストをすることなので、決して表立って目立つわけではありません。しかし、秘書がいないと上司の仕事が回らないのも事実です。

「自分のサポートによって、上司の仕事が上手くいくと嬉しい！」「細かい気配りが喜ばれるとやりがいを感じる！」という人は、秘書に向いています。

情報処理能力が高い人

秘書への適性がある人は、情報処理能力が高い人です。

秘書はパソコンで書類や資料を作成したり、データを入力したりもします。なので、速くて正確なタイピング力や、WordやExcelで見やすい資料を作るための知識は欠かせません。

また、秘書の仕事内容は膨大なので、どの仕事から手を付けるのか、その適切な優先順位の判断力も必要です。情報をすぐに処理できる頭の回転が早い人は、秘書の仕事に向いています。

向いていない人の性格

秘書はスケジュール管理や上司の予定を記憶し、前もって準備して動きます。何かの約束を忘れるようなことがあったら大変です。

また、突然、予定が変更されたり、上司が他の用事を頼んできても、サッと対応しなくてはなりません。

几帳面でありながら、機転も利くタイプが向いていますね。

おおざっぱなタイプや、忘れっぽい、ずぼらな人にはあまり向いていません。

秘書の年収、月給、時給相場

今から秘書の仕事を始めようと考える人が気になるのが、「給与面」ではないでしょうか？ここでは、派遣の秘書として働いた場合の収入の相場をお伝えします。

大手の派遣サイト「リクナビ派遣」が提供している「平均時給チェック」というツールを使うと、関東の派遣秘書の平均時給は1,712円となっています。東京都の最低賃金は1,031円なので、秘書は671円も時給が高いです。

また、1ヶ月のうち、1日8時間で20日間働いた場合、その月収は273,920円になります。年収に換算すると、3,287,040円です。秘書は派遣であっても、比較的安定した生活が送れるとわかりますね。

未経験から始められる秘書の仕事もあるので、ぜひこの数字を参考にして案件を探してみてくださいね。

秘書になるメリット・デメリット

仕事の良い面、悪い面の両方を知っていないと、実際に働き出してからイメージとのギャップが大きくなり、早期退職につながる可能性もあります。

ここでは秘書のやりがいや大変なところの両面をお伝えするので、秘書の仕事がしたいならしっかりと把握しておいてくださいね。

秘書のメリット・やりがい

まず、秘書のメリットややりがいについてです。秘書として働くメリットは大きく3つあります。

3つそれぞれ説明しますね。

細やかな気配りができるようになる

秘書の仕事をするメリットは、細やかな気配りができるようになる点です。

さきほども言いましたが、秘書の仕事は人と人を繋ぐパイプのような役割を持っています。なので、秘書はその場を上手く凌ぐだけのコミュニケーションにとどまらず、他人の言動やちょっとした仕草など対して、細かい気遣いが必要です。

秘書として働くと、上司の仕事が円滑に進むように、必要なものを考えて行動する力が磨かれていきます。他人へ気を配れる繊細さは、秘書に限らず他の仕事やプライベートでも活かすことが可能です。

社長や上層部の人との交流から、視野が広がる

秘書は仕事をする中で、自社や取引先の役員など、組織の上層部の人と多く交流できるのがメリットです。

企業のトップやマネジメント層と接する機会は、他の仕事ではなかなか体験できません。良い意味で普通ではない思考に触れられるので、自身の考え方を広げることが可能です。

また、秘書として働いていると、企業のいろんな人との関係性ができます。それが別の仕事や秘書としてのスキルアップにも繋がるところが、秘書として仕事をする魅力です。

社会人としてのマナーが身につく

社会人としてのマナーが身につく点が、秘書として働くメリットです。

秘書の仕事をしていると、企業のトップと接する機会が数多くあります。そのため、秘書は相手に対して失礼のない対応をしなければなりません。

秘書は働く中で、以下のような社会人として重要なスキルを習得することが可能です。

大人としてのマナーは、仕事以外でも役に立ちます。

秘書のデメリット・大変なこと

ここまで秘書のメリットを紹介しましたが、秘書の仕事にはデメリットもあります。秘書の仕事をやりたいと思うなら、悪い面もしっかりと認識しておいてください。

秘書のデメリットや大変なことは主に3つあるので、順番に説明します。

仕事で関わる人の特徴を覚える必要がある

秘書の仕事をするデメリットは、会社の組織図や社員、取引先の人など、多くの人を覚える必要があるところです。

秘書は仕事を円滑に進める上で、仕事で関わる人の顔と名前、立場などを知っておかなければなりません。また、仕事だけでなく、雑談で得た相手の趣味や過去の経歴なども知っていると、仕事にプラスになる人間関係を築きやすいです。

しかし、多くの人の情報を把握し切るのは簡単ではありません。特に秘書として入社したてのころは、人やその関係性を認識するのに苦労する人が多数います。

プライベートの雑務を任せられることもある

秘書は上司のサポートを行う仕事ですが、プライベートの雑務までを任せられる場合もあります。

たとえば、以下のようなことを頼んでくる上司もいるんです。

秘書の業務外の雑務であっても、上司に言われるとどうしても断りにくいですよね。そのため、上司の私的なお願いの頻度が高いと、それで疲弊する人もいます。

人間関係でストレスがたまることもある

秘書の仕事も大変なところは、人間関係によるストレスがある点です。

人を支える仕事にやりがいを感じる人でも、全ての人と相性が良いわけではありません。しかし、たとえ合わない相手であっても、秘書は上司や取引先の人の中間に立つ役です。なので、常に人に対して丁寧で細かい対応が求められます。

秘書は、自分がムリをしてでも人と上手く接さなければならないので、仕事で人と関わるのが辛くなる場合もあります。

実際に転職する場合に知っておくと良いこと

秘書が活躍できる会社とは

昭和大学病院だけでなく、大規模な総合病院では医局秘書の求人をよく出していますね。

また、製造業大手や通信情報企業、メディア関連、上場企業などは役員秘書・社長秘書をはじめとし、秘書室のアシスタント募集をしているところも多くあります。

転職するなら

秘書の仕事は多岐にわたります。どんなことを期待されているのかを事前に知ってから転職をしたいですね。

また、年収も幅広く、一般事務職と同様のこともあれば、2倍以上の年収を得られるところもあります。

内容が幅広いだけに、エージェントを利用して、転職先の状況をよく聞いてから決めたほうが安心です。

大手企業の秘書求人は、ハローワーク等ではあまり見かけません。

秘書の求人に強いエージェントを利用すれば、外には出ていない非公開求人も紹介してくれます。

せっかく転職するなら、より良い待遇を得られる勤務先や将来性のある企業で働きたいですね。