秘書とは?仕事内容や給料、必要なスキルについて徹底解説!

編集部の石崎です!

秘書といえば、男女問わずビシっとスーツを着こなし、片手にスケジュール帳を持って、いかにも「デキる人」といったイメージがありますね。

秘書に憧れる人は多いのではないでしょうか。今回は秘書の仕事について解説します。

秘書のお仕事とは?

簡単に秘書の仕事内容について説明します。

秘書は、社長や役職付きの上司、あるいは議員など高いポジションやなんらかの組織を統轄する人の身近で勤務します。

担当する人が必要とする、あらゆるサポートをするのが秘書であり、そのため、仕事内容は多岐にわたります。

秘書の業務内容

秘書の業務内容
  • スケジュール管理
  • 取り次ぎ
  • 電話やメール対応
  • 来客の対応
  • 文書や資料の作成
  • さまざまな手配

秘書が担う業務はたいへん幅広いです。

スケジュール管理や電話・メール対応はもちろん、上司に来客があった場合の接客もします。

また、たとえば上司の話を聞いて文章にまとめる、概要などをもらい体裁にあった文章に直して清書する、といったこともします。

さらに慶事弔事の対応や祝儀や香典、お歳暮等の手配なども行いますし、身近なところではお昼ご飯や飲み物の手配、社長室等の整理や必要な備品の補充なども仕事のひとつです。

要するに、秘書とは、担当する上司がスムーズに仕事が進むよう、細々とした業務を代わりに行い、全面的にサポートする仕事です。

実はたくさんある「○○秘書」

秘書といえば、社長秘書が思い浮かびますが、企業では一定以上のポジションにある人に秘書がつくことが多いですね。

議員秘書もよく耳にしますが、他にもいろいろな業界で秘書が活躍しています。

  • 医療系秘書:医師や院長などをサポート
  • 法律系秘書:弁護士や司法書士をサポート
  • 教授秘書:大学教授等をサポート
  • 教育機関系秘書:学校や教育機関の団体幹部等のサポート

大学病院の教授につく医局秘書、芸術家につく秘書、建築家につく秘書もあります。

最近では、小説家の瀬戸内寂聴さんの秘書がメディアで取り上げられ、有名ですね。

有名になる例はまれですが、役員秘書に限らず、さまざまな職種で「秘書」は必要とされています。

秘書の将来性について

ここでは秘書の将来性についてお話しします。

いろいろな仕事について将来的にはAIが代わって行うと言われています。

でも秘書のように、担当する人の気持ちを察し、また人柄や性質を熟知して、なるべく気持ちよく仕事が進むよう気配りをするのは人にしかできないことです。

これからも秘書の仕事は引き続き需要があります。

キャリアアップ

キャリアアップの方法
  • より高いポジションの秘書へ
  • 秘書室長へ
  • 他部署へ異動し管理職へ
  • 秘書育成の講師やスクール経営

秘書としてのキャリアアップは、たとえば専務秘書であれば社長秘書へ、助教授の秘書であれば教授の秘書へ、と、より高いポジションと責任のある地位にある人の秘書になることです。

また秘書室があり、複数の秘書が勤務しているなら、秘書室長をめざすのもキャリアアップです。

秘書は企業の中枢をよく知り、また上層部とのパイプも太く、経営能力や管理能力が高いとみなされ、他の部署へ異動すると共に管理職にのぼるケースもあります。

独立や転職の難易度

独立 ★★☆☆☆
転職 ★★★★★

秘書としての独立は難しいが講師ならチャンスあり

秘書として独立することは難しいのですが、秘書のキャリアを活かして講師になれば、フリーランスとしての独立も可能です。

秘書養成スクールを立ち上げることも、実現にはたくさんのハードルはありますが、できないことではありません。

芸術家や建築家といった著名なクリエイターにも秘書がつくことがあります。

この場合には、会社や組織というよりも「その人のためにサポートする」独立性の高い仕事になります。

転職はしやすい

優秀な秘書を求める企業や団体、組織はたくさんあります。

重大な責任や決断を日々迫られる地位にいる人にとって、それらの仕事に集中できるよう全てを取りはからってくれる有能な秘書は非常に大切だからです。

秘書としてだけでなく、秘書経験を活かせば、年収アップを視野に入れたキャリアチェンジ転職も可能です。いずれにしても、秘書の転職先は多くあり、より高い待遇を得られるでしょう。

スキルによる収入差について

秘書の資格としては、以下があります。

  • 秘書技能試験
  • CBS(国際秘書)検定

秘書検定を持っていれば有利ですが、直接の収入差には大きな違いはありません。

サポートする上司が「この人が必要だ」と思えば、年収や報酬に反映されるので、スキルというよりもどれだけ上司の信頼を得られるかがポイントです。

秘書の具体的な仕事内容

ここからは、実際に秘書として働いている3人をご紹介します。

  • 1日のスケジュール
  • 残業
  • やりがいや厳しさについて

派遣社員、正社員、アルバイトでのリアルな働き方をぜひ参考にしてください。

有名メーカーで派遣として働くFさんの1日

Fさん(29歳・女性・派遣)メーカー秘書室勤務

9:00 出社
室長とのミーティング
9:20 メール対応
10:45 社長と役員のお弁当手配・飲料の買い出し
役員原稿の見直しと清書
11:40 ランチミーティングの準備
12:00 途中まで会議室にてお茶だし等
12:30 昼食
13:30 役員用会議室の片付け
備品補充
14:30 メール・電話対応
合間にお祝い用のお花の注文や手土産の準備など
17:00 退社

主な仕事

  • メールや電話対応
  • 秘書室でのアシスタント的な仕事

残業

インタビュアー

残業はありましたか?

正社員の秘書が2名、ひとりは社長づき、もうひとりが秘書室全体の責任者です。

正社員のふたりはけっこう残業していますね。他に派遣が私を含め2名と経費処理などを専門にするパートさんがひとりいます。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

現在の仕事内容について簡単に教えてください。

大手企業の営業アシスタントとして働いていましたが、結婚を機に退職。

派遣に登録した時に、上場企業の経歴をアピールして秘書はどうですかとすすめられて今の仕事に就きました。

インタビュアー

なるほど。仕事やっててよかったところ、大変なところはどういったところがあげられますか?

まず第一に時給が非常にいいです。

それとずっとデスクワークというわけでもなく、日々変化がありますし、企業のトップとお話できたり、経営について学べたり、仕事内容を間近で見られるのは勉強にもなるし刺激も受けますね。

大変なのは、主に秘書室で担当している役員5名それぞれの業務内容や性格、好みなどを把握しておくことです。

役員にちょっとした用事を頼まれることが多いので、その合間に朝のミーティングで振り分けられた文書の作成とか、メール返信などをこなすのですが、タスクの優先順位を自分で把握しておかないとなりません。

でも、秘書の仕事は自分に合っていると思います。子どもが欲しいのでしばらくは派遣で働くつもりですが、将来的には秘書として正社員で復職できればと思っています。

機械部品メーカーで正社員として働くUさんの1日

Uさん(33歳・男性・正社員)機械部品メーカーに勤務

8:30 出社
社長のスケジュールやメール確認
9:00 出社した社長の出迎え、スケジュール等の連絡など
10:00 支社へ出向く社長の付添い
12:00 昼食
13:00 支社の社長との会議に立ち会う
14:00 社長と共に帰社
支社の状況レポート作成の段取りを確認後に営業部へ連絡などの手配
15:00 ベンダーとの調整
メール対応
翌日の資料作成
17:00 明日のスケジュール確認
急遽入った予定との調整をし社長に伝える
18:30 社長が退社、見送り、残務処理
19:00 退社

主な仕事

  • スケジュール管理
  • 資料作成等
  • 社長外出の付添とサポート
  • メールや電話対応

残業

インタビュアー

残業はありましたか?

定時のことも多いですが、夜に社長が会食の予定があれば付きそうこともよくあります。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

簡単にお仕事の内容について教えていただけますか?

何事も先回りして、社長が円滑にすべてのスケジュールを行えるようサポートに徹しています。

たとえば、外出する際の社長に付添いますが、事前に昼食をとる場所などもだいたい把握しておきます。

その時になって「今日は脂っこいものはだめだな」と言われれば、おそばとか和食、「朝抜いたからしっかり食べたい」とおっしゃれば、ステーキやハンバーグ、トンカツなどの店にすぐ向かえるように、候補の店をスマホに登録して、その場で予約をとり向かいます。

ベンダーとの調整業務などもあり、代々、社長秘書は男性が行っているようですね。

私は新卒で総務部にいましたが、何度か社長にお目にかかることがあり、なぜか気に入って頂き、秘書にと抜擢されました。

インタビュアー

なるほど、秘書のいいところや今後の展望について教えていただきたいです。

年収も悪くないですし、もともと縁の下の力持ち的な仕事が好きなので、向いているかなとは思っています。

ただ、今の会社では昇給はありますがずっと秘書として働くことになります。

自分が50歳すぎて、秘書というのはあまり想像できないので、いずれは経営中枢部に関われるポジションをめざして転職したいと密かに思っています。

大学病院の医局秘書・パートとして働くHさんの1日

Hさん(31歳・女性・パート)大学病院勤務

10:00 出勤や曜日は教授のスケジュールをもとに変わる
教授と簡単なブリーフィング
10:30 翌週の学会出張の手配・交通手段や宿泊などの手続き
12:00 論文の手伝い 
資料を揃えるなど
13:00 昼ごはん
14:00 学会運営会社
15:30 帰りがけに手土産の予約をして帰宅

主な仕事

  • 教授のスケジュール管理
  • 医局に関する事務処理全般
  • 講演会等の準備など

残業

インタビュアー

残業はありましたか?

残業というか、平均すれば週に3~4日、4時間程度の日もあればイベントや学会前には10時間程度連続して働くこともあります。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

現在のお仕事について教えていただけますか?

20代の頃ですが医療事務員として働いていました。その経験を活かし、現在は大学病院の医局秘書、主に担当教授のアシスタント的な業務をしています。

医療現場に関わることではなく、学会や講演会、院内での講習会の準備や手配、またメディア等のアポイントなどを任されています。

インタビュアー

ありがとうございます、具体的な仕事内容についても教えていただけると幸いです。

一般的な秘書と違って、教授のスケジュールにあわせたシフトです。

診察が午後からで、午前中から教授がいる場合には、上記のような流れになります。逆に1日、診療や手術等が入る場合にはお休みになります。

資料作成は教授と教授の下にいる人が行いますが、そのための資料集めをする時もあるし、教授の論文を清書したり、できあがった資料すべてを確認し、セットにして見やすいように整えたりします。

また郵便物も多いので、返信が必要なもの、資料としてファイルしておくものなどを選別するのも仕事のひとつです。白衣のクリーニング受け取りとか、こまごました事もありますね。

勤務している病院だけなのか、他もそうなのかはわかりませんが、慣例らしく、教授のもとで働いている先生、助教授とか、暮れには奥様を伴って教授にご挨拶にきます。

こういう時もアポイントをさばいたりするのですが、けっこう医者の世界をいろいろ見られて興味深いですよ。

ともかく、秘書としては目も回るような忙しさでもなく、働きやすい職場です。それにパートですけど教授がポケットマネーでボーナスの時期にはお礼を下さるんです。けっこうな金額なので最初の時は「パートなのに」と驚きました。これも教授によるみたいですけどね。

秘書は未経験からでも目指せる?必要スキルは?

秘書に必要なスキルや未経験でもめざせるかについて説明します。

秘書は未経験でもなれる

秘書といっても、秘書のアシスタントや秘書室勤務、秘書が複数いる場合には未経験でもOKのところがあります。

ただ秘書は担当する方の代わりに対応したり、会社の顔として様々な人と接することも多いため、まったく社会人経験のない新卒で社長秘書になるということはほとんどありません。

未経験なら秘書室などに勤務し、一定のビジネススキルを身に付けてから転職すれば、より高いポジションの秘書となれるでしょう。

必要なスキル

秘書に必要なスキル
  • 基本的なPCスキル
  • ビジネスマナー
  • 一般常識
  • 語学力

基本的なPCスキル

資料作成からメール対応などもあり、基本的なPCスキルは必須です。

Word・Excelは基本操作をマスターしておきましょう。

ビジネスマナー

メールや電話での受け答え、来客対応など、ビジネスマナーを身に付けることも大切です。

相手に対して失礼なことをすれば、上司の評判に直接関わります。

一般常識

きちんとした言葉遣いで丁寧に話すことで、相手に良い印象を与えます。

ビジネスマナーとも共通しますが、会社や組織を代表する人の代わりに動くこともあるわけですから、大前提として一般常識があり、さらに相手に好印象を残すことが大切です。

「竣工祝いだからお祝いの品を頼むよ」と言われたら一般的に何を購入するべきかわかる、ご祝儀といわれて金額を聞いたら、金額に見合ったのし袋を選べるといったことも、一般常識ですね。

時にはメールではなく、手書きのお礼状を書くこともありますし、お香典などを用意することもあり、字がきれいな人は大きな強みになります。

語学力

語学力は秘書に絶対に必要というわけではありません。

しかし、秘書がごく簡単な挨拶をしたり、場をつなぐといった面はあり、英語ができればかなり有利です。

英語以外の第二外国語を話せると、スキルを活かして外資系のセクレタリーなど、年収の高い職場への転職もしやすくなります。

秘書に向いている人・向いていない人

次のどれかに当てはまる方は、秘書にチャレンジしてみてもいいかもしれません。

<向いている人>

  • 几帳面な人
  • コミュニケーション能力が高い
  • 気配りができる
  • 機転が利く

逆に次のどれかに当てはまる人は、別の職種に就いた方がいいかもしれません。

<向いていない人>

  • ひとりでコツコツ仕事をしたい人
  • 忘れっぽい、おおざっぱなタイプ

秘書はスケジュール管理や上司の予定を記憶し、前もって準備して動きます。何かの約束を忘れるようなことがあったら大変です。

また、突然、予定が変更されたり、上司が他の用事を頼んできても、サッと対応しなくてはなりません。

几帳面でありながら、機転も利くタイプが向いていますね。

おおざっぱなタイプや、忘れっぽい、ずぼらな人にはあまり向いていません。

実際に転職する場合に知っておくと良いこと

秘書の仕事で転職する際に知っておいたほうが良いことをまとめました。

秘書が活躍できる会社とは

有名な大手企業リスト
  • 昭和大学病院
  • マブチモーター株式会社
  • リクルートグループ

昭和大学病院だけでなく、大規模な総合病院では医局秘書の求人をよく出していますね。

また、製造業大手や通信情報企業、メディア関連、上場企業などは役員秘書・社長秘書をはじめとし、秘書室のアシスタント募集をしているところも多くあります。

転職するなら

秘書の仕事は多岐にわたります。どんなことを期待されているのかを事前に知ってから転職をしたいですね。

また、年収も幅広く、一般事務職と同様のこともあれば、2倍以上の年収を得られるところもあります。

内容が幅広いだけに、エージェントを利用して、転職先の状況をよく聞いてから決めたほうが安心です。

大手企業の秘書求人は、ハローワーク等ではあまり見かけません。

秘書の求人に強いエージェントを利用すれば、外には出ていない非公開求人も紹介してくれます。

せっかく転職するなら、より良い待遇を得られる勤務先や将来性のある企業で働きたいですね。