専門学校の事務員の仕事内容・やりがいって?向いているはどんな人?現役の専門学校の事務員が解説

編集部の加藤です!

専門学校には先生の他に、事務員として働く人たちがいます。専門学校の事務員さんは、日々どのような仕事をしているのでしょうか?

今回は、

  • 専門学校の事務員の業務内容
  • 専門学校の事務員のやりがいとつらいところ
  • 専門学校の事務員に向いている人の特徴
  • 専門学校の事務員の収入

などを紹介していきます。実際に、専門学校の事務職に就いていた木村さんに話を聞きながら進めていきましょう!

なお、未経験からの目指し方や求人の探し方は後編で解説しています。

こんにちは!今日はよろしくお願いします!

こちらこそ、よろしくお願いします!

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員として働いた期間を聞いてみた!

専門学校の事務職員として働いた期間を聞いてみた!

では、早速自己紹介をお願いします!

初めまして。4年生大学を卒業してからいくつか職を変えまして、27歳のときに音楽関係の専門学校に正社員として就職しました。勤務期間は約8年です。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

木村さんは、中途採用だったんですね。学校の規模はどの程度だったんですか?

正規職員が20名ほど在籍している会社で、学校は200~300名ほどの生徒がいました。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員の業務内容とは?学校ならではの業務も多い!

専門学校の事務職員の業務内容とは?学校ならではの業務も多い!

学校で働いている人というと、先生というイメージがありますね。

そうですよね。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

あとは給食を作る人とか。

そうですね。事務員は生徒さんと接する機会が少ないので、どんな仕事をしているかわからない人も多いですよね。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

雑務もこなす!専門学校の具体的な業務内容を見てみよう

専門学校は、学生たちがカリキュラムを習得して卒業、就職するための場所です。専門学校の事務職員の仕事は、学校がスムーズに運営できるようサポートすることです。

私は、主に下記の業務を行っていました。

  • 書類作成
  • 学費が振り込まれているかの確認
  • 生徒の試験結果の確認
  • 花壇の手入れ
  • 文化祭や体育祭、学校見学など行事の準備etc

そうなんですね、学校ならではの業務内容という感じがします。

生徒さんたちが楽しい学校生活を送れるようにするのが、事務職員の役割です。そのためのサポートを、先生方と一緒に行っていました。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

中小規模の学校とマンモス校では事務作業の内容が違う!

私がいた専門学校は中小規模の学校で、業務内容は多岐に渡りました。事務作業から雑務まで、いろいろな業務をこなす必要があります。

一方、学生の数が多いマンモス校になると、事務職員の仕事は細分化されるのが一般的です。学生課や教務課などは、大学事務でよく見かけますよね。

担当する業務範囲は学校によって少しずつ変わりますが、一般的に行う業務内容は大体同じです。

  • 窓口業務
  • 教材発注
  • 校舎の管理
  • 証明書発行

窓口業務は、書類や証明書などの申請受付や、学生や保護者が訪問されたときに応対する業務です。教材管理は、授業で必要な教材を発注して、在庫管理をします。

校舎の管理では、施設内に故障した場所があった場合に修繕依頼をかけます。証明書発行は、在学証明書や卒業証明書などを発行する業務です。

木村さんは、こういった業務を一挙に引き受けていたんですね。

はい。本当にいろんなことをやっていましたね。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員のやりがいとつらいところ!役には立つけど給料は安い?

専門学校の事務職員のやりがいとつらいところ!役には立つけど給料は安い?

専門学校の事務職員として、どんなときにやりがいを感じましたか?

やっぱり、人の役に立ったと実感できるときですね。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員のやりがいとは?人の役に立てたとき!

業務を通して先生の負担を少しでも減らせたと思えたときは、やりがいを感じます。学校の先生は、とにかくやることが多くて多忙を極めています。

全国どの学校でも、教員の忙しさは変わらないのではないでしょうか。先生の居場所といえば職員室ですが、実は忙しすぎてほとんど不在ということも珍しくないんです。

私は、仕事を通して学生と直接関わる機会が少なく、先生のサポート業務が多かったです。事務作業や授業で使用するプリントの印刷などを引き受けて、先生が授業の準備に集中できるように意識していました。

私もほかの事務作業がありますから、先生のサポートをメインにはできません。それでも、少しの時間で何をやるべきかを明確にしておいて、呼ばれたときはすぐにサポートできるように努力していました。それも、事務職員としてのやりがいでしたね。

専門学校の事務職員のつらいところとは?少子化の影響を受けるお給料

実は、入社してから5年間は1円も昇給がなく、その点はつらいなぁと思っていました。

学校は生徒の数が増えた分、利益が増える仕組みです。でも、子どもの数は減り続けているのが現状ですよね。内閣府の調査だと、2010年の1億2806万人をピークに、人口は年々減っているとのことです。学校は、少子化による人口減少の波を思いっきり受けています。

学校の収入は学生の学費のみです。何かを販売して利益を生み出すことはできません。少しでも入学してくれる学生を増やすために、学校ではさまざまなイベントを行っています。

イベントの準備のために、教職員は土日出勤しなくてはいけません。生き残りをかけてイベントの数を増やしていますから、教職員は休みがなくなってしまいます。

少子化がダイレクトに影響して、仕事は増えているのにお給料は上がりません。なんとも切ない状況ですよね。ただ、この点も学校の状況によって大きく変わるとは思いますよ。

参考URL:https://www8.cao.go.jp/shoushi/shoushika/kids/1_4.html

専門学校の事務職員に向いているのは?複数の資質が必要

専門学校の事務職員に向いているのは?複数の資質が必要

木村さんは専門学校の事務職員歴が長いわけですが、どんな人が向いていると思いますか?

そうですね、コミュニケーション能力とサポート力があるといいと思います。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

コミュニケーション能力の高い人

専門学校の事務職員は、学生や親御さん、近隣に住む人など、いろいろなタイプの人と関わりを持ちます。自分よりもだいぶ年上の卒業生、入学を希望する中学生や高校生など、年齢層も幅広いです。もちろん、円滑に業務を行うために、教職員ともコミュニケーションを取ります。

どのタイプの人でも応対できる柔軟性、学生や親御さんから相談されたときに適切な対応が取れる判断力は必要です。学校を好きになってもらうためにも、明るく真摯にコミュニケーションが取れる人は、専門学校の事務職員に向いていると思いますね。もちろん、ビジネスマナーや一般常識も必須です。

サポート力がある人

専門学校の事務職員は、仕事自体がサポート業務ですよね。決められた仕事を正確にこなせるようになるのはもちろん、生徒や親御さん、先生などの状況を把握して、相手が動きやすいようにサポートできるスキルがあると良いと思います。

気配り上手な人、相手の変化や状況に敏感な人は、向いているのではないでしょうか。

専門学校の事務職員に資格は必要ない?でも持っていると有利かも

専門学校の事務職員に資格は必要ない?でも持っていると有利かも

専門学校の事務職員として、必要な資格はありません。ただ、私は大学卒業後に図書館司書の資格を取得しまして、その点を買われて入社した経緯があります。専門学校では学生貸出用図書の管理を任されていました。

必須ではないものの、事務系の資格は持っていると就職や転職に有利になると思います。

事務職員はパソコンでデータ処理や書類作成を行いますので、パソコンや、Excel、Wordなどのソフトは使えるようになっていたほうが良いです。

スマホネイティブ世代の中には、パソコンを使えない人がいると聞きます。日常生活ではスマホがあれば事足りるかもしれませんが、業務では支障をきたしてしまいます。

Microsoft Officeの資格まで取得する必要はないので、とりあえず薄い教材を1冊買って勉強しておくと良いですよ。

専門学校の事務職員の収入と時間外労働の現状を見てみよう

専門学校の事務職員の収入と時間外労働の現状を見てみよう

待遇面のお話がちょっと出ましたが……実際の手取りとか労働条件とかについて、聞いても大丈夫ですか?

大丈夫ですよ(笑)そのために来たんですから。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員の収入はいくら?業務内容に対して安い?

手取りの月収は17万円程度、年収は300万円を少しだけ超える程度です。ボーナスは年に2回、7月と12月に出ていました。30万円程度で、残念ながら1.5カ月に届くことはありませんでした。

お給料1カ月分は保証してくれたんですけどね。それ以上はがんばり次第と言われていました。減点主義が基本で、利益が出たら還元するというスタンスです。

正直、1カ月より多くなる場合でも、褒められるというより難癖をつけられて、微々たる額しか乗せてくれませんでした。ただ、在職中は常に支給されて、もらえなかったということはなかったです。

お給料は少ないと思いましたか?

はい。少ないと感じていました。ニュースで、新入社員の初任給が20万円と聞くと悲しくなります(苦笑)。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

時間外労働はある?

ほとんど定時で帰っていました。1日1時間程度残業することはありましたね。ただ、入社してから6年間は、残業代が未払いだったんです。1円ももらえませんでした。

労働基準監督署が是正勧告してからは、17時までに残業申告した場合に限り、支給されるようになったんですけどね。

ちなみに、労働基準監督署とは、労働基準法に準じて、会社の監督をする行政機関のことです!賃金とか労働条件とか、労働に関する悩みやトラブルなどを相談できる場所ですよ!

私は、休日出勤をしたことはありません。広報職員はオープンキャンパスやイベントのときに、教員は学園祭や行事があるときに休日出勤していました。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

専門学校の事務職員になりたい人に一言!

専門学校の事務職員になりたい人に一言!

今回は、かなりリアルなお話を聞けました!それでは、専門学校の事務職員として働きたい人に向けて、一言お願いできますか?

専門学校の事務職員は、学生が気持ちよく学校生活を送れるようにサポートするのが仕事です。仕事ですから楽しいことだけではありません。

でも、事務職員として人の役に立っていると実感できたときは、やりがいを感じます。人と接するのが好きな人、学生の成長を感じたい人などはうってつけです。ぜひ、がんばってください。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

いろいろなお話をありがとうございました。

いえ、こちらこそ、お役に立てれば光栄です。

ミライのお仕事のインタビュイー 木村さん

次の記事では、未経験から専門学校の事務職員を目指すために具体的な求人の探し方などを紹介します。

>>次:未経験から専門学校の事務職員になる方法