転職活動で面接日程の確定メールに返信すべき？例文をもとにポイント解説

3,000人以上の面接を担当してきた採用人事の池田です。

採用担当者と面接の日程を調整している中で、面接日程確定メールに返信すべきかどうか迷ったあなた。

返信しないと印象が悪いので、必ず返信してください。

この記事に例文を載せているので、コピペして修正してすぐに送ってください。

返信すべき理由や、書き方のポイントについても解説しています。

面接日程確定メールは返信すべし

面接日程の確定メールの返信ですが、冒頭でお伝えした通り返信してください。

その理由は、採用担当者は求職者から返信がきて初めて面接日程が確定したと考える人が多いからです。

基本的には返信が無かったからといって面接が実施されないというケースは稀ですが、返事が来ないことで採用担当者が不安になり、面接前に再度確認メールが来る場合もあるでしょう。

面接前に無駄に採用担当者を不安にさせるのは印象が良くありません。

逆に、採用担当者からくるメールに対して返信が早い・きっちり返信しているなどは面接前から好印象なので、志望度の高い企業であれば面接前のメールのやりとりもしっかり対応しておきましょう。

採用担当者は返信が無いとブッチを予想してしまう

意外に思われるかもしれませんが、実は面接をブッチする人って一定数いるんですよ。

で、そういうブッチする人の特徴に多いのが、「日程確定メールに返信がない」です。

だから、メールに返信が無いと、「あー、この人もしかしたらブッチするかもな」という疑いがチラつきます。

そうなると、事前にレジュメにちゃんと目を通そうっていう気持ちも失せるし、応募者が来なかった場合はこの仕事しよう、とか別のこと考えたりするんですよね。そんな心理状態だから、ちゃんと応募者が来て、面接が始まったとしても採用担当者は気持ちがなかなか乗らない。面接官の気持ちが乗らないと、高評価をもらうことは難しいです。

気持ちよく面接をしてもらうためにも、返信は必ずしましょう。

返信しなくても良い場合について

一方で、返信しなくても良い場合もあります。送信専用アドレスから送られてきた場合や、返信不要と書かれている場合などです。

自動のリマインドメールなどは、送信専用アドレスから送られてくることが多く、返信してもエラーで返ってきてしまいます。

その場合は、メールの本文中の冒頭や文末などに「本メールは送信専用アドレスです」と記載があるので、すぐ見分けがつきます。

返信不要と書かれている場合は、返信しなくてもかまいません。

【例文】面接日程確定メールへの返信内容

下記に、面接日程確定メールへの返信内容の例文を記載します。

WEB面接の場合は、先方の住所の欄をzoomなどの入室URLに変更しましょう。WEB面接の環境を整えるよう指示があった場合は、指示通りに接続環境を整えております。と一言添えておくと、親切です。

面接日程確定メールへの返信のポイント

面接日程確定メールへの返信のポイントをお伝えします。

まず、日程調整をしていただいたことに対してお礼を伝えましょう。また、返信は24時間以内に返すよう心がけましょう。

あまり時間がたってしまうと、「志望度が低いのでは？」「入社した後の仕事のメールも遅いのでは？」と心配させてしまう恐れがあります。

とはいえ、深夜や早朝などの時間に送ると非常識と捉えられることもあるので、できれば一般的な営業時間である9－18時の間に返信しておくことがベターです。

件名にREがついている場合や本文の内容は残しておきましょう。

最後に自分の名前、電話番号、メアドは最低限書くことがマナーです。その際、在職中のメールアドレスは使わないよう注意しましょう。

面接日程確定メールへの返信に関するQ&A

面接日程確定メールへの返信について、気になるQ&Aにお答えします。

日程変更が必要な場合はどうする？

日程変更が必要な場合は、できるだけすぐ連絡して謝罪しましょう。
また、新しい日程候補を複数書いておくと、先方の担当者が日程調整しなおす際にスムーズに進みます。

以下に返信例文を記載します。

面接日程確定メールが来ない

面接日程確定メールが来ない場合、まずは迷惑メールやプロモーションフォルダ（gmailの場合）、ごみ箱など、受信フォルダ以外の場所をすべて探してみましょう。

それでもない場合、面接日程まで余裕がある場合は少し待ってみましょう。
予定が迫っている場合は、メールで改めて問い合わせましょう。

返信せずに数日経ってしまった

返信せずに数日が経ってしまった場合、気づいた時点ですぐにでも返信することが大切です。また、返信が遅れたことを誠意をもって謝罪しましょう。

体調が悪くて返せなかった、メールが迷惑フォルダに入っていたなど理由がある場合は、理由を添えてフォローするとよいでしょう。