編集部の加藤です！
「秘書」は、派遣で働く女性から人気の仕事です。派遣で仕事を探す人の中には、「秘書として仕事がしてみたい！」と考える人もいると思います。
そこで今回は、秘書に関する以下の内容などについてお伝えします。
- 仕事内容
- 必要なスキルと資格
- メリット・デメリット
「秘書の仕事がしたいけど、具体的なイメージが湧かない…」と悩む人は、ぜひ読み進めてくださいね。
秘書の仕事内容
まず始めに、秘書の仕事内容を紹介します！
秘書の仕事は簡単に言うと、上司の仕事がスムーズに進むようにサポートをする仕事です。
秘書がいることで、社長や役員が自分の専門的な仕事へ集中できます。企業の利益を大きくするためには、秘書の業務が欠かせません。
今から秘書の基本的な仕事の中身を、具体的に紹介します。秘書の仕事へのイメージを広げる参考にしてくださいね。
| 仕事をする 環境を整える |
上司の机の整頓や、足りない備品の補充 部屋を適切な空調に整えたり、お茶出し |
|---|---|
| 上司のスケジュール管理 | 担当する社長や役員の、会議や出張、休暇などを管理 予定が詰まって忙しいときは、仕事の優先順位・予定の調整 まれにスケジュールの日時の交渉も行う |
| メール・電話対応 | 秘書が回答できるものはその場で答える 上司の確認が必要なものは然るべき対応をする 上司に繋げるべき連絡はなにかを考えて、 取捨選択した必要な情報だけを上へ報告 |
| 交通機関や ホテルの手配 |
出張や社外会議の移動に必要な交通機関の準備 遠方へ出張する際のホテルの予約などを行う 移動の前後にある仕事や時間を考え、 適切な時刻で新幹線やタクシーを手配する |
| 買い出し | お客様への手土産や、上司から頼まれたものの買い出し 秘書が買い出しを行うものは、勤める企業によって幅広い 上司によっては、プライベートなものまで買い出しを頼まれるケースもある |
| 精算 | 移動で使ったタクシー代、出張の新幹線やホテルの費用などの精算 人によっては上司が立替えたお金を代わりに精算することも |
| 来客対応 | お客様が見える前に、部屋の空調やテーブル、資料などの準備 このとき秘書のマナーがなっていないと、上司の印象が悪くなり、 最悪契約などにも影響 お客様が帰られてから、使用済みの部屋を片付ける |
| 書類作成 整理 |
会議で使う資料を作成したり、必要なデータを集める 日々増えていく膨大な書類をまとめて、 後日必要となったときにすぐ見れるようファイリングも行う 必要な書類とそうでない書類を、しっかりと見分ける能力が必要 |
| 会議・講演会・冠婚葬祭 などへの出席 |
秘書は、上司と一緒に会議やパーティーへ参加することも多いです。 上司が多忙で時間が割けないときは、秘書だけで講演会や冠婚葬祭の儀式に参加 ※上司の代わりなので、責任は大きい 相手に失礼のないよう、丁寧に振る舞うマナーが重要 |
秘書の1日のスケジュール、流れ
ここまで、秘書の基本的な仕事内容を解説しました。
次に、秘書の仕事を具体的にイメージできるよう、秘書の1日のスケジュールを紹介します。
秘書として働いている人のアンケートを元にしているので、実際に自分が働く姿を想像してみてくださいね。
| 8:30 出社 | 出社したら業務が始まる前に、以下の仕事を行います。 上司の仕事がしやすい環境を整え、その日を円滑に進めるためのスケジュール確認は欠かせません。
|
|---|---|
| 9:00 業務開始 | 朝礼をしたら、上司と一緒に本日のスケジュールを確認し、打ち合わせをします。 そして、上司から指示のあった業務に取り掛かり、必要に応じて電話や来客への対応も行います。 このとき緊急性の高い仕事を選んで、順に処理しなければなりません。
|
| 12:00 昼休憩 | 他の秘書の人や部署の人と一緒にお昼を食べます。 女性が多いので、和気あいあいとした雰囲気です。 |
| 13:00 休憩終了 | 休憩が終わったら、再び業務に戻ります。午後も、社長や上司にお茶を出しをします。
なので、そのときの状況に合わせて、自分で業務を行う順番を決めなければなりません。 |
| 17:00 退社 | やるべき業務が残っていなかったら、退社します。 企業によっては、上司の仕事が終わってからお見送りをしないと、退社できないケースもあります。 |
秘書に必要なスキルとあると有利な資格
ここでは秘書になるときに必要なスキルや有利な資格について紹介します！
今から実際に秘書として働くために、必要なスキルや資格についてお伝えします。
必要なスキル
秘書として働くために必要なスキルは、主に3つあります。
- コミュニケーション力
- 臨機応変な対応力
- 電話やメールに対応できる英語力
秘書に求められる3つの能力を、それぞれ解説しますね。
コミュニケーション力
秘書に必要なスキルはコミュニケーション力です。
秘書は社内外のさまざまな人に対して、上司の代わりとして対応する場合も多くあります。周りの人から見ると、秘書は上司の顔のようなものです。
したがって、秘書が誰とでも円滑に話を進めて、相手に好印象を与えられれば、上司の仕事にとってもプラスになります。
また、忙しい上司のスケジュールを作成する秘書は、効率的に会議や出張の予定を立てなければなりません。状況によっては、会議のスケジュールを調整するのも秘書の仕事です。
そんなときに、スムーズにクライアントや社内の人と日程を交渉ができるくらいの、高いコミュニケーション力が求められます。
臨機応変な対応力
臨機応変な対応力も、秘書に求められるスキルのひとつです。
さきほど秘書の仕事内容をお伝えしたとおり、秘書はありとあらゆる幅広い仕事を頼まれます。それに合わせて、急にスケジュールが変更したり、緊急の仕事が入ったりもするんです。
- お客様と会う日の日程調整
- お客様への手土産の用意
- 会議用の資料作成
- 会食の店の手配
- 出張時の交通手段や宿の手配
なので、秘書は一番優先する仕事はなにかを考えて、業務に対して柔軟に処理できる力が大切です。
電話やメールに対応できる英語力
秘書には、英語で電話やメールに対応できる語学力も求められます。
中でも外資系企業の秘書であれば、英語で上司や取引先の人と接する機会も多いので、特に語学力が重要です。
しかし、語学力が必要なのは外資系企業だけと思われがちですが、そうではありません。
最近は日本の会社でもグローバルに活動する企業が増えているので、秘書が海外の言葉や文化の違いを理解していると重宝されます。
秘書にあると有利な資格
「秘書」と聞くと、「なにか特別な資格が必要なんじゃないの…？」と思う人も多いでしょう。しかし実際のところ、秘書は必ず資格を取得する必要はありません。
でも、秘書を目指す人が持っていると有利な資格は存在します。ここでは、未経験から秘書になりたいと考える人におすすめの資格を紹介しますね。
- 秘書検定2級
- CBS（国際秘書）検定
- マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
- 英検やTOEICのような、語学の資格
秘書検定2級
秘書を目指す人におすすめの資格が、「秘書検定2級」です。
秘書検定2級は、「公益財団法人 実務技能検定協会」が開催している資格試験となっています。秘書の仕事に必要な知識やマナーなどを、証明できる資格です。
秘書として働く人の中には、秘書検定2級を持っている人がたくさんいます。しかし、秘書検定は秘書になりたい人だけでなく、社会人としてのマナーを習得したくて受検する人も多いです。
秘書検定の勉強をすれば、秘書の仕事へのイメージが広がります。
CBS（国際秘書）検定
「CBS（国際秘書）検定」も、秘書の仕事をやりたい人におすすめの資格です。
CBS検定は「一般社団法人 日本秘書協会」が行っている試験で、その公式ホームページにはCBS検定について以下のように述べられています。
CBS（国際秘書）検定試験は、英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなし、実務処理能力、人間性ともに優れたオフィスプロの育成を目的としています。
引用：日本秘書協会
近頃はグローバルに活動をする企業が増えているので、英語と日本語で業務を遂行できる人材は評価が高いです。秘書としての価値を大きくしたいなら、ぜひCBS検定を受けてみてください。
マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）
秘書の仕事に興味があれば、「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」の取得もおすすめです。
マイクロソフトオフィススペシャリストは、WordやExcelなどの、パソコンスキルのレベルを証明します。
秘書は上司の仕事のスケジューリングだけでなく、書類の作成などを行うのも仕事です。したがって、マイクロソフトオフィススペシャリストを取得すれば、効率的に見やすい資料の作成ができるようになります。
英検やTOEICのような、語学の資格
秘書になりたい人は、英検やTOEICのような語学の資格を持っていると業務に活かせます。
CBS検定を説明したときにも言いましたが、語学力の堪能な人は秘書としての価値が大きいです。
なので、英検であれば2級、TOEICだと800点以上くらいの語学力を目指してみてください。
また、外資系企業の秘書を目指すなら、英検準1級やTOEIC900点以上の英語力があると良いです。
秘書が向いている人
ここでは秘書に向いている人について解説していきます！
秘書に求められる能力を持っていても、秘書への適性がなければ仕事が上手くできません。では、どういう人が秘書に向いているのでしょうか？
秘書の仕事に適性がある人には3つの特徴があります。それぞれ順番に説明しますね。
- 誰とでも上手く付き合える人
- 人をサポートするのが好きな人
- 情報処理能力が高い人
誰とでも上手く付き合える人
秘書に向いているのは、誰とでも上手く付き合える人です。
秘書の仕事は、人と人を繋ぐパイプのような役割もあります。そのため秘書は、上司と他の社員やお客様との円滑な関係を築けるような、人との接し方をしなければなりません。
どんな相手でも受け入れる懐が深く、場の調和がとれる性格だと、精神的な負担が少なく仕事ができます。
人をサポートするのが好きな人
人をサポートするのが好きな人も、秘書への適性があります。
秘書の仕事は上司のアシストをすることなので、決して表立って目立つわけではありません。しかし、秘書がいないと上司の仕事が回らないのも事実です。
「自分のサポートによって、上司の仕事が上手くいくと嬉しい！」「細かい気配りが喜ばれるとやりがいを感じる！」という人は、秘書に向いています。
情報処理能力が高い人
秘書への適性がある人は、情報処理能力が高い人です。
秘書はパソコンで書類や資料を作成したり、データを入力したりもします。なので、速くて正確なタイピング力や、WordやExcelで見やすい資料を作るための知識は欠かせません。
また、秘書の仕事内容は膨大なので、どの仕事から手を付けるのか、その適切な優先順位の判断力も必要です。情報をすぐに処理できる頭の回転が早い人は、秘書の仕事に向いています。
秘書になるメリット・デメリット
秘書になるメリットとデメリットについて紹介します！
仕事の良い面、悪い面の両方を知っていないと、実際に働き出してからイメージとのギャップが大きくなり、早期退職につながる可能性もあります。
ここでは秘書のやりがいや大変なところの両面をお伝えするので、秘書の仕事がしたいならしっかりと把握しておいてくださいね。
秘書のメリット・やりがい
まず、秘書のメリットややりがいについてです。秘書として働くメリットは大きく3つあります。
- 細やかな気配りができるようになる
- 社長や上層部の人との交流から、視野が広がる
- 社会人としてのマナーが身につく
3つそれぞれ説明しますね。
細やかな気配りができるようになる
秘書の仕事をするメリットは、細やかな気配りができるようになる点です。
さきほども言いましたが、秘書の仕事は人と人を繋ぐパイプのような役割を持っています。なので、秘書はその場を上手く凌ぐだけのコミュニケーションにとどまらず、他人の言動やちょっとした仕草など対して、細かい気遣いが必要です。
秘書として働くと、上司の仕事が円滑に進むように、必要なものを考えて行動する力が磨かれていきます。他人へ気を配れる繊細さは、秘書に限らず他の仕事やプライベートでも活かすことが可能です。
社長や上層部の人との交流から、視野が広がる
秘書は仕事をする中で、自社や取引先の役員など、組織の上層部の人と多く交流できるのがメリットです。
企業のトップやマネジメント層と接する機会は、他の仕事ではなかなか体験できません。良い意味で普通ではない思考に触れられるので、自身の考え方を広げることが可能です。
また、秘書として働いていると、企業のいろんな人との関係性ができます。それが別の仕事や秘書としてのスキルアップにも繋がるところが、秘書として仕事をする魅力です。
社会人としてのマナーが身につく
社会人としてのマナーが身につく点が、秘書として働くメリットです。
秘書の仕事をしていると、企業のトップと接する機会が数多くあります。そのため、秘書は相手に対して失礼のない対応をしなければなりません。
秘書は働く中で、以下のような社会人として重要なスキルを習得することが可能です。
- 丁寧語や謙譲語、尊敬語を意識したキレイな言葉遣い
- 冠婚葬祭のマナー
- 社会人の手紙の書き方
大人としてのマナーは、仕事以外でも役に立ちます。
秘書のデメリット・大変なこと
ここまで秘書のメリットを紹介しましたが、秘書の仕事にはデメリットもあります。秘書の仕事をやりたいと思うなら、悪い面もしっかりと認識しておいてください。
秘書のデメリットや大変なことは主に3つあるので、順番に説明します。
- 仕事で関わる人の特徴を覚える必要がある
- プライベートの雑務を任せられることもある
- 人間関係でストレスがたまることもある
仕事で関わる人の特徴を覚える必要がある
秘書の仕事をするデメリットは、会社の組織図や社員、取引先の人など、多くの人を覚える必要があるところです。
秘書は仕事を円滑に進める上で、仕事で関わる人の顔と名前、立場などを知っておかなければなりません。また、仕事だけでなく、雑談で得た相手の趣味や過去の経歴なども知っていると、仕事にプラスになる人間関係を築きやすいです。
しかし、多くの人の情報を把握し切るのは簡単ではありません。特に秘書として入社したてのころは、人やその関係性を認識するのに苦労する人が多数います。
プライベートの雑務を任せられることもある
秘書は上司のサポートを行う仕事ですが、プライベートの雑務までを任せられる場合もあります。
たとえば、以下のようなことを頼んでくる上司もいるんです。
- 上司の家族へのプレゼント購入
- 家族旅行の手配
秘書の業務外の雑務であっても、上司に言われるとどうしても断りにくいですよね。そのため、上司の私的なお願いの頻度が高いと、それで疲弊する人もいます。
人間関係でストレスがたまることもある
秘書の仕事も大変なところは、人間関係によるストレスがある点です。
人を支える仕事にやりがいを感じる人でも、全ての人と相性が良いわけではありません。しかし、たとえ合わない相手であっても、秘書は上司や取引先の人の中間に立つ役です。なので、常に人に対して丁寧で細かい対応が求められます。
秘書は、自分がムリをしてでも人と上手く接さなければならないので、仕事で人と関わるのが辛くなる場合もあります。
秘書の年収、月給、時給相場
ここでは秘書の大まかな年収や月給に就いて紹介していきます！
今から秘書の仕事を始めようと考える人が気になるのが、「給与面」ではないでしょうか？ここでは、派遣の秘書として働いた場合の収入の相場をお伝えします。
大手の派遣サイト「リクナビ派遣」が提供している「平均時給チェック」というツールを使うと、関東の派遣秘書の平均時給は1,712円となっています。東京都の最低賃金は1,031円なので、秘書は671円も時給が高いです。
また、1ヶ月のうち、1日8時間で20日間働いた場合、その月収は273,920円になります。年収に換算すると、3,287,040円です。秘書は派遣であっても、比較的安定した生活が送れるとわかりますね。
- 平均時給：1,712円
- 月収：273,920円
- 年収：3,287,040円
未経験から始められる秘書の仕事もあるので、ぜひこの数字を参考にして案件を探してみてくださいね。
秘書を経験した人の口コミ評判
最後に秘書として実際に働いた人の声を紹介します！
これから秘書を目指すなら、ぜひ参考のために一読しておいて損はありません。
秘書の仕事で身につけた冠婚葬祭の知識は、プライベートの中でも役に立ちました。
秘書は、細やかな気配りや心配りが求められるので、それらが仕事を通して磨かれます。
また、上司の仕事がスムーズに滞りなく終わったときや、上司から信頼されて何でも頼まれるようになったときなどはやりがいを感じます。
英語で電話がかかってくることもあるため、なるべく英語ができた方が有利です。
秘書の仕事は文書作成やスケジュール調整など、上司の代わりに行う業務が多いです。なので、ミスをすると多大な迷惑をかけてしまう点が、プレッシャーでした。
基本的なマナーを身につけて、社会人として失礼のない人への接し方を学ぶことが可能です。
職場の中でその職種は自分１人だけなので、上司から頼られていると思うとやりがいを感じます。
また、給与や休日などは、少々特別扱いしてもらえる場合がありました。
職場に入りたてだと、組織図や他の社員さんについて、すべて把握しなければならないので大変です。
秘書は、人と人を繋ぐことが仕事です。なのでパイプ役として、人と人の円滑な関係を築けるように、非常に気を使います。
誰とでも上手くやっていける人間性や性格を持っていると、仕事がスムーズにいきます。
秘書の仕事を通してワードやエクセル、パワーポイントなどを、かなり高度に使いこなせるようになりました。
また、秘書の魅力はスキル面の向上だけではありません。
会社の社長のお人柄がとてもよかったので、いつも労ってくださり、また素敵なお話も聞けてやりがいがありました。
