【2020年最新版】一般事務とは？仕事内容や給料、必要なスキル、OA事務との違いまとめ
編集部の石崎です！
一般事務は、初めてのオフィスワークや、他業種からの転職としても人気の職業です。
未経験者でも歓迎され、プライベートの時間を確保しやすいなどの条件から、一般事務に興味のある方も多いでしょう。
でも、具体的にどんなことをする仕事なのかは、ピンとこないのではないでしょうか？そこでこの記事では、一般事務の仕事について紹介していきます。
一般事務の仕事内容
一般事務の仕事を一言でいうと「社内のサポート業務」です。社員がスムーズに仕事をできるように支援することが主な仕事になります。
仕事内容は多岐にわたりますが、主に次のようなものがあげられます。
- 書類作成
- データ入力
- 伝票整理
- 備品管理
- 電話対応
ただし、派遣会社との契約によって、業務内容はかわります。
たとえば、「電話対応なし」「データ入力のみ」などあらかじめ条件が決まっているお仕事もあるので、希望に合わせて選ぶことができますよ。
一般事務とOA事務の仕事内容の違い
ここでは一般事務とOA事務の違いについて紹介します。
求人サイトで「OA事務」という職種を見かけたことはありませんか？
OA事務とはパソコンを使った作業がメインとなる事務職のことですが、一般事務とほぼ同じ職種と考えてよいでしょう。
OAとは「office automation（オフィスオートメーション）」のこと。つまりOA事務とは、データ入力や資料作成など主にパソコンを使った事務作業のことを指します。
パソコンが普及する以前に手作業で行っていた事務仕事と区別するため、「OA事務」という呼び方ができました。
ただし、今の時代は一般事務もパソコンを使った作業が当たり前なため、OA事務と一般事務の区別はそれほど厳密にはされていないようです。
OA事務の求人でも、仕事内容に来客対応・電話対応などパソコン仕事以外の作業が含まれている場合もあります。
求人によって仕事の内容が違うため、応募の前に確認しておきましょう。
一般事務・OA事務の1日のスケジュール、流れ
もっと一般事務の仕事をイメージしやすいように、一般事務・OA事務の1日のスケジュールを紹介します。あくまで一例ですが、参考にしてみてくださいね。
| 9：00 始業 | 朝礼で1日がスタート。 メールチェックや、一日の仕事内容を確認します。 |
| 9：30 | 集中できる午前中に、データ入力、資料作成などの作業を進めます。 |
| 12：00 お昼休憩 | 同僚の女性とランチ。 |
| 13：00 | 伝票整理、郵便物の仕分け・発送など。 来客があり、会議室への案内やお茶を出したりすることもあります。 |
| 15：00 | 外回りの営業さんが帰ってくるので、その時々に応じてヘルプ作業をします。 資料の手配・FAX・おつかいなどの雑用をこなすことも。 |
| 17：00 退勤 | 1日の作業報告をして、退勤します。 残業はめったにありません。 |
※あくまで一例であって、これらの仕事が全てではありません。
※派遣企業との契約内容によって、仕事の内容は異なります。
- データ入力や資料作成などは、ミスのないよう集中
- 突発的な仕事や雑用でも、柔軟に対応
- 残業がほとんどないのでプライベートの予定が立てやすい
一般事務に必要なスキルとあると有利な資格
一般事務は特別な資格やスキルが無くても務まります。そのため、未経験や他業種からの挑戦を歓迎する企業も多数あるのです。
とはいえ、必要なスキルや適正、持っていると有利な資格があるのも事実です。そこで、一般事務に求められる要素を紹介していきます。
- 一般事務に必要なスキル必要なスキル
- 向いている性格・適正
- 持っていると有利な資格
一般事務に必要なスキル
一般事務の仕事をするうえで、次の3つのスキルは最低限抑えておきたいポイントです。
- PCスキル
- 社会人としてのビジネスマナー、常識
- コミュニケーション能力、協調性
それぞれのスキルについて、順に解説していきましょう。
PCスキル
一般事務で要求されるPCスキルは、おもにWord・Excel・PowerPoint・Accessなどのオフィスソフトが使えることです。また、ブラインドタッチ、ショートカットキーの活用など基本的なパソコン操作も必須でしょう。
ただし、未経験でも働きながら学べばOKという企業もあります。
そのため仮に現時点でスキルがなくても、パソコン作業に対する抵抗がないこと、Excelなどの使い方を勉強していく意欲があることが重要です。
社会人としてのビジネスマナー、常識
事務の仕事というと一人でパソコン作業に打ち込むイメージがあるかもしれませんが、実際は周りとの協力や連携が必要な仕事です。
社内で円滑に仕事をするためには、報告・連絡・相談ができるなど社会人としての常識がなくてはなりません。
また、求人内容にもよりますが、一般事務には電話対応・お客様対応が求められる場合もあります。その際は社外のお客様に会社の顔として接することになるので、マナー・言葉遣いなどがきちんとしていることも重要です。
コミュニケーション能力、協調性
一般事務は社内の様々な部署から仕事を依頼されたり、お客様の対応を任されたりすることもあります。そのため、人当たりのよさや、気配りができ協調性があることが求められます。
なかには、スキルよりもコミュニケーション能力や人柄を重視して採用する企業もあるほどです。
また、日によって異なる仕事を依頼されることもあるため、柔軟に仕事をこなせ、気の利く人が歓迎されます。
一般事務に向いている性格・適正
次のような特徴に多く当てはまる人は、一般事務に向いている性格です。
- ルーチンワークが苦にならない
- 裏方の地味な仕事が苦にならない
- 協調性がある
- 複数の仕事を並行してこなせる
- サポートすることが好き
- 丁寧な仕事ができる
- 気が利く
- 柔軟
- 人当たりが良い
- 整理整頓が得意
一般事務の仕事には、比較的地味な裏方仕事やルーチンワーク、単純作業も含まれます。数字が一つ違うだけで信用を失いかねないため、そういった仕事も丁寧にミスなくこなせなければなりません。
また、多岐にわたる業務を正確に・スピーディーにこなせることが大切です。
そのため、単純作業も苦にならず、丁寧に根気強く作業ができ、ミスなく仕事をこなせる人は一般事務への適正が高いといえるでしょう。
また、性格面では協調性があり、人当たりが良く、気配りができる人は歓迎されます。
一般事務の仕事は、社内の様々な人達や事務職同士の連携が欠かせませんので、周りと円滑に仕事ができる性格が望ましいです。
反対に、人から注目される仕事がしたい方、常に変化を好む方、単純作業に苦手意識のある方、自分だけの仕事に没頭したい方は事務仕事にはあまり向いていない可能性があります。
あると有利な5つの資格
資格なしでも始められるのが一般事務のいいところですが、資格があればより好待遇の仕事にチャレンジできる可能性が広がります。
取得しておくと有利な資格としては、次のようなものがあります。
- MOS
- 簿記（日商簿記検定）
- 秘書検定
- 日商PC検定
- TOEIC
それぞれの資格について、詳しく解説していきましょう。
MOS
MOSとはMicrosoft Office Specialist Master（マイクロソフト オフィス スペシャリスト マスター）の略。
Microsoft Officeの、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookなどのソフトを使いこなせることを証明するものです。
各ソフトごとに試験を受けることができ、WordとExcelにはスペシャリスト（一般）とエキスパート（上級）の2つのレベルがあります。
WordとExcelは事務仕事には必須といってもいいため、仕事に直結する資格です。
簿記（日商簿記検定）
簿記とは、簡単に言うと企業のお金の出入りを記録する手法のことです。
<簿記とは>
簿記は、企業規模の大小や業種、業態を問わずに、日々の経営活動を記録・計算・整理して、経営成績と財政状態を明らかにする技能です。
引用：https://www.kentei.ne.jp/bookkeeping/about
試験の難易度によって次のようにレベル分けされています。1級が最も難易度の高い資格です。
- 1級…経営管理や経営分析を行うために必要な知識。合格すると税理士試験の受験資格が得られる。
- 2級…経営管理に役立つ知識。
- 3級…ビジネスをするうえで身に着けておきたい基本の知識。
- 簿記初級…簿記の基礎を理解しているかが問われる。
- 原価計算初級…原価計算の基本を理解しているかが問われる。
事務系の仕事に生かすならなら簿記2級を目指したいところです。
一般事務に必須の資格というわけではありませんが、今後のキャリアアップや時給アップ、経理事務、営業事務などへの挑戦を考えているなら資格を取得して損はありません。
秘書検定
秘書検定とは、電話対応・来客対応などの基本的なビジネスマナーや、表情・態度・言葉遣いなどに現れる人柄を育成することを目指す検定です。
ビジネスシーンで必要とされるマナー全般を身に着けていることを証明できます。
秘書検定は、難易度によって次のようにレベル分けされています。
- 1級…主に現役秘書や社会人が受験
- 準1級…主に大学生と社会人が受験
- 2級…主に大学生が受験
- 3級…主に高校生が受験
一般事務の仕事なら、1級か準1級を取得しておくとよいでしょう。
ビジネスマナーを理解していること、人柄が良いことは一般事務で重要視される要素です。
秘書検定を持っていることで、そのスキルを身に着けている証拠になるためアピールポイントとなります。
特に、オフィスワークの経験がない方、異業種から転職する方は、秘書検定を通して勉強できることがたくさんあることでしょう。
日商PC検定
ビジネス文書の作成、データ分析、プレゼン資料の作成、IT関連の知識など、実務で役立つパソコンスキルを身に着けていることを証明できる検定です。
難易度によって次の4つにわかれています。
- 1級…企業責任者として活用できる
- 2級…部門責任者として活用できる
- 3級…自己の業務に活用できる
- ベーシック…企業実務に対応できる
文書作成に役立つ実用的な知識が身につくため、一般事務の仕事に直結するスキルを得られます。
TOEIC
TOEICは世界120カ国で実施されている、英語の検定試験です。
リーディングとリスニング試験があり、10～990点のスコアで評価されます。
もちろん、全ての事務職で英語が必要というわけではありません。
しかし、英語のスキルを高めることで、貿易事務、英文事務など英語を必要とする事務職へステップアップできるチャンスが広がります。
一般事務で働くメリット・デメリット
一般事務で働くメリット・デメリットを紹介します！
実際に一般事務として働いた経験のある方へのアンケート調査をもとに、紹介していきます。
- 一般事務で働くメリット
- 一般事務で働くデメリット
一般事務のメリット
一般事務で働くことのメリットとして、多くの方が次の4つを挙げていました。
- 残業が少なく、趣味や家庭と両立しやすい
- 体力に自信がなくても務まる
- ビジネスマナーやパソコンスキルが身につく
- 未経験でも挑戦しやすい
残業が少なく、趣味や家庭と両立しやすい
一般事務は他の職種に比べると残業が少ない傾向にあります。
実際に、一般事務として働いた経験のある78名に月の平均残業時間をアンケートしたところ、「1時間以下」が53%でした。
5時間以下を含めると約74％にもなり、一般事務はほとんど残業が発生しないことがわかりますね。
残業が少ないため、プライベートの予定を立てやすく、趣味など自分の時間を確保しやすいことがメリットです。また、家事・子育て・主婦業との両立がしやすい職種ともいえます。
体力に自信がなくても務まる
一般事務はオフィスワークなので、冷暖房完備の室内で座って仕事ができます。
そのため、立ち仕事や体を動かす仕事に比べて体力を使わないで済むことがメリットです。
体力に自信がない方、出産後に復帰する女性、持病などで立ち仕事が難しい方などには特にメリットといえるでしょう。
ビジネスマナーやパソコンスキルが身につく
一般事務の仕事を通して、パソコンスキル、オフィスでの基本的なビジネスマナーが身につきます。
また、一般事務の仕事はどんな会社でも必要とされるものなので、一度スキルを得れば転職しやすいという強みもあります。
未経験でも挑戦しやすい
未経験でスキルがなくても始めやすいことが一般事務の特徴です。そのため、接客・小売りなど他業種からの転職や、子育てでブランクがある女性の復職でも働きやすい仕事です。
一般事務のデメリット
一般事務の仕事にも、デメリットや大変なことはあります。代表的なものを紹介していきましょう。
- 単純作業、ルーチンワークに飽きてしまう人には物足りない
- 座りっぱなしがつらい人も
- 他の職種と比べ、給料が比較的低い
単純作業、ルーチンワークに飽きてしまう人には物足りない
一般事務の仕事は社内のサポート業務がメインで「縁の下の力持ち」的存在と言われます。どうしても仕事内容は単純なルーチンワークになりがちです。
そのため、常に変化を求める方、刺激を仕事に求める方、より高度な専門知識を身につけたい方には、事務職は物足りなく感じてしまうことでしょう。
座りっぱなしがつらい人も
一般事務は、1日中座りっぱなしのことがほとんどです。そのため、肩こり・腰痛・眼精疲労などに悩まされる方も少なくありません。ずっと座っていることを苦痛に感じるタイプの人にはつらい仕事となるでしょう。
ただし、これらのことは一般事務に限らず、オフィスワークなら共通する悩みでもありますし、慣れてしまえば案外大丈夫だったりもします。
また、仕事の休憩時間に適度に体を動かしたり、正しい姿勢をサポートするグッズを使用したりすることで対処できますよ。
給料が比較的低い
営業職のように、自分の頑張りに応じて給料が増えることは一般事務ではほとんどありません。
また、賃金が上がりにくく、他の職種に比べると比較的低いことが多いです。
ただし、本人のやる気次第では一般事務の仕事をしながら資格を取り、時給の交渉やキャリアップのための転職を選ぶ道もあります。
例えば、同じ事務職でも、専門知識やスキルが必要になる事務職は一般事務にくらべて時給が高いのです。
<関東の平均時給>
| 平均時給 | |
|---|---|
| 一般事務 | 1,567円 |
| 営業事務 | 1,575円 |
| 貿易事務 | 1,651円 |
| 英文事務 | 1,750円 |
| 法務・特許事務 | 1,859円 |
参考：リクナビ派遣
また、努力次第では経理・秘書など事務以外の仕事へ挑戦することも可能でしょう。
働きながら専門知識を勉強し、キャリアアップすることを前提に一般事務を選ぶというのも一つの方法です。
参考：一般事務のやりがい
一般事務の仕事は、次のようなことにやりがいを感じられます。
- 周りの人をサポートできることに喜びを感じる
- 色々な業種で働く事ができて面白い
- 自分が働く業界の知識が身につく
特に、「サポートすること」に仕事のやりがいを感じる方が多いようです。
仕事を依頼してくれた方に「ありがとう、助かったよ」などと感謝の声をかけてもらえることがモチベーションにつながるのですね。
また、様々な業界で働けることに仕事の面白さを感じることもできます。
一般事務はどんな業界・業種でも必要とされるため、商社、金融、メーカー、IT企業、医療などあらゆる業界で働ける可能性があるのです。
そして、新しい職場にチャレンジするほど業界の知識が身につきます。
これは総合職ではなかなかできない体験なので、一般事務ならではのやりがいと言えるでしょう。
年収、月給、時給相場
関東圏で派遣として一般事務で働いた場合の時給・月給・年収の相場は次の通りです。
<関東の平均>
| 金額 | |
|---|---|
| 時給 | 1,568円 |
| 月給 | 250,880円 |
| 年収 | 約301万 |
参考：リクナビ派遣
これはあくまで関東圏の平均です。地方は関東に比べて時給が下がり、反対に東京23区内は時給が上がる傾向にあります。
ご自分の居住地の求人をチェックしてみてくださいね。
派遣で一般事務を経験した人の口コミ評判
スキルが身につく
頑張れば頑張るだけ自分のスキルがあがります。パソコンスキルはどの職場でも必要とされることが多いので、極めるのはスキルアップに繋がると思います。
エクセルも全く使えなかったのですが、仕事をしていくうちに、最低限のことは習得できました。また、一般事務といっても専門的なことが多く、派遣先が販売していた商品の使用や、部品、製造工程などを学びこともできました。
業務の内容が幅広く、覚えることがとても多いです。周囲を見渡す力や、状況を見た上で自分に課されたノルマをこなし、その上で周囲との調整能力が身に付きます。
ワード、エクセル、パワーポイントなどのソフトは一通り使えるようになりました。また、ネットワーク関連の業務だったので、ネットワーク関連の用語に詳しくなりました。
社会人としての基本を学ぶことが出来ました。簡単な仕事かもしれないけれど、一つ一つ大事な仕事でちゃんとやると周りの人が仕事をしやすい環境を作ってあげることが実感できます。
派遣ならではの苦労
その会社ならではのやり方があることが多いので、基本的な知識があっても、別の会社ではまた一から覚えなおしになるのが大変でした。
出勤日数で給料が決まるので、連休や夏休みなどがあると給料が減ってしまいました。
教える側との相性、好みに非常に左右されます。
また、重要な判断は上長にしかできないので、上長が忙しそうな時になかなか声をかけられないのが大変でした。
上手く職場に溶け込むことが大変でした。
あと、派遣社員と正社員を区別されるのもあまり好きではありませんでした。
派遣社員の事務職なので、責任の重い仕事を担当する事ができない点がデメリットです。
スキルアップしたくても仕事を通じて学ぶ機会があまりありません。
一般事務ならではの苦労・不安
特に資格などがないため、今の派遣が終わった時に次が見つかるのかどうかが心配です。一定の経験を積むと差が出にくくなる職種なので、年齢が上だと転職の際に不利だと思います。
自分でスキルアップを意識して働かないと、一定以上のスキルは身につきません。もっと専門的な知識を身につけたい人には、物足りない職業可能性もあります。
仕事の忙しい繁忙期は見積や検算で忙しく書類管理も大変ですが、逆に閑散期だと1日を通してやることがない時間も多くあり、空き時間の使い方に悩みました。
淡々と一つの業務をこなしたい方にはきついかもしれません。
イレギュラーで営業から何かを頼まれたり、場合によっては急遽クライアント訪問をする機会もあるかと思います。
基本的にデスクに向かって黙々と仕事をすることが多いので、血行が悪くなり人によっては肩こり・頭痛が起こりやすいという点では大変かと思います。
また、パソコン作業がメインですので眼も疲れます。集中して作業する時間を決め、定期的にストレッチしたりオフィスを一周する、などリフレッシュは必要だと思います。
一般事務のやりがい・いいところ
勤務時間に変動があまりないため、家庭との両立がしやすいです。
やりがいについては、会社を「縁の下の力持ち」として影から支えることが出来ているところに感じます。
メリットは、体力温存です。年齢を重ねても事務職ならキツイことはありません。また、パソコンのスキルは、どの職種でも求められるので、潰しがききます。
天候や気温に左右されず、いつも快適な空間で働けることと、大手企業の場合は綺麗なオフィスで働けることはうれしいです。
やりがいは、事務という地味な仕事ながら、たくさんコミュニケーションをとることにより、色々な仕事を任せてもらえるようになることです。
サポートみたいな役割も担うので、人から「ありがとう」と言ってもらえることがやりがいにつながります。
色々な業種で働く事ができるので面白いです。事務と言っても同じ仕事では無いので、転職しても色々な職場で色々な経験ができます。
