英文事務とは?仕事内容や給料、必要なスキルについて徹底解説!

編集部の石崎です!

英文事務は言葉通り「事務処理を英語で行う」仕事です。当然ながら英語が話せる・書けるスキルが必要です。しかし、企業によって求められる英語力のレベルは大きく違います。中には簡単な会話ができ、英文が読めれば大丈夫というケースもあります。

今回は、英文事務について解説します。

  • 英文事務の仕事について
  • データで見る収入や残業時間
  • 英文事務1日のスケジュール

英文事務のお仕事とは?

英文事務の仕事内容について簡単にお伝えします!

そもそも事務の仕事は範疇が広く、企業によって任せられることもまったく違います。

そのため、英文事務でも「必ずこの事務を行う」といったものはありません。ひとつはっきりしているのは「事務処理を英語で行うことが多い」点です。

勤務先としては、外資系企業をはじめとして、商社や貿易会社、あるいは海外に工場のあるアパレルやメーカー、為替など外国とやりとりがある金融機関、さらには運輸・交通系など実に多岐にわたります。

業務リスト
  • 英文での資料作成
  • 英文書類の翻訳
  • 通訳
  • 電話対応(日本語・英語)
  • メールのやり取り(日本語・英語)
  • データ入力
  • ビザ申請

勤務先によって、英文事務の業務もかなり違います。一例をだすと、メーカーが海外工場とメールや電話でやり取りするときのアシスタント的な役割であれば、簡単な内容の書類を英訳したり、定型に必要な単語を加えてメール作成するといった作業が多いでしょう。

一方で外資系ソフトウエア会社の英文事務職であれば、日常的に英語でコミュニケーションをとりながら、専門用語を使った英文資料の作成や外国人上司の指示に従いプレゼン資料を作成することもあるでしょう。

極端な例を出せば、たとえば外国特許を取り扱う特許事務所の英文事務ともなれば契約書などビジネス英語スキルはもとより、法律的な知識も必要となります。

業界・業種・企業によって英文事務の仕事内容はかなり違うので、自分の語学力と照らし合わせながら仕事を選ぶことがポイントになります。

補足:英文事務と一般事務の違い

一般事務と英文事務の違いは、当然ながら「事務を英語で行うこと」です。

業務内容については、いわゆる一般事務がさまざまな仕事を担うように、英文事務でも前述したとおり、さまざまな仕事を任されます。

その中にどれだけ英語力が必要な事務処理があるか、どれだけ英語スキルが必要とされるかによって、時給や年収も変化します。

英文事務の将来性について

さくっと英文事務の将来性について解説していきます!

グローバル時代といわれ、海外と接点のある会社は実に多く存在します。商材や原材料を輸入している会社もあれば、自社の工場を海外拠点にもつ企業もあります。

製品を輸出するだけでなく、ノウハウやアイデアを欧米やヨーロッパの企業に売り込むケースもあります。

一般的には輸出入に関わることが多いのが英文事務ですが、いずれにしても、これからの時代はますます世界市場をにらんだ会社運営が広がるはずですから、英文事務の必要性も高まり、将来性のある仕事と言えます。

キャリアアップ

キャリアアップと言っても、「スペシャリスト」へのキャリアアップか「年収を上げる」ことのキャリアアップかといった2つのパターンに別れます。

まずは、スペシャリストへのキャリアアップから説明します。

スペシャリストへのキャリアアップ

  • 貿易事務
  • 英文経理
  • バイリンガルセクレタリー(秘書)
  • ビジネス系翻訳・通訳

英文事務を土台として、専門的な領域に進むことでキャリアアップを狙えます。代表的なのが通関手続き等を行う貿易事務ですね。

最近では英文経理の人材も多くの企業が注目しています。

米国会計基準や国際会計基準を理解し、処理できる、あるいは外資系で日本の会計基準にしたがって外国人上司のもとで処理するといった仕事です。事務処理の内容が専門的になればなるほど、年収も高くなる傾向があります。

さらにビジネスに特化した翻訳や通訳のスペシャリストをめざすこともできます。

これは、複雑な機械のマニュアルを翻訳する、医療メーカーでの通訳など、英語力に加えて専門業種の知識も必要となりますが、それだけ高い年収が期待できます。

英文事務として年収アップ

  • 大手企業へ
  • 外資系企業へ

また、英文事務や電話対応といったスキルを全般的に活かして、二カ国語が話せる秘書というキャリアプランもあります。外資系や大手商社役員の秘書へのキャリアアップは年収アップにもつながります。

英語以外の外国語、たとえば中国語やフランス語、ドイツ語が話せると大きな強みになります。英語力を磨くか、あるいはもう一ヶ国の言語を学ぶか、キャリアプランにあわせてスキルアップしていくことが大事です。

独立や転職の難易度

独立 ★★☆☆☆
転職 ★★★★★

英文事務として独立は難しい 

単純な英文事務職として独立するのは難しいでしょう。ただし、最近はクラウドソーシングなどで「日本語マニュアルを英文翻訳する」「まとまった資料を翻訳する」といった案件は多くあるので、フリーランスとして単発で仕事を受注することは可能です。

また、翻訳や通訳ともなれば独立して事務所を構えることもできます。

転職はしやすい

多くの企業が海外進出や事業展開において海外とのやり取りが必要となっている今、転職先を探すのは難しいことではありません。

転職で必要なスキル
  • 簡単な英文事務
  • 貿易手続き等ができる
  • 特殊な業種の専門的な翻訳・通訳ができる
  • 英語でのコミュニケーションができる

上記のようにスキルをプラスしていくことで、より待遇の良い企業への転職が叶います。また、全般的に外資系企業は成果主義で年収が高い傾向にあります。

外資系企業への転職は一気に年収がアップすることも考えられます。

スキルによる収入差について

英語力の目安として英検やTOEICがあります。TOEICなら700点以上、英検であれば2級以上がひとつの目安になり(それ以下でも英文事務はできます)、スキルによる収入差につながる部分はあります。

しかし、企業としてはテストや資格の有無よりも、実践的に職場で英語の対応ができるか、のほうが大切です。そのため、入社条件としてスキルがあれば有利な面はありますが、大きく収入に差があることは少ないでしょう。

輸出入に関わる仕事であれば、以下の資格があれば収入が高くなります。

  • 貿易実務検定
  • 通関士

英文事務の具体的な仕事内容

ここからは、実際に英文事務として働いている3人をご紹介します。

  1. 1日のスケジュール
  2. 残業
  3. やりがいや厳しさについて

派遣社員、正社員、パートでのリアルな働き方をぜひ参考にしてください。

大手アパレル会社で派遣として働くSさんの1日

Sさん(39歳・女性・派遣)大手アパレル会社勤務

9:30 フレックス・出社したら担当上司とミーティング
9:45 海外工場とのメール(英文)対応
11:00 オンライン会議(ベトナム)の通訳
12:00 昼休み
13:00 工場へ送る仕様書の英訳・仕様書の確認
16:00 海外工場への出金についての明細を作成→経理部に提出
17:30 退社

主な仕事

  • 英文メール対応
  • オンライン会議での通訳とアシスト
  • 仕様書や見積書を英文で作成
  • 海外工場との入出金の初期管理

残業

インタビュアー

残業はありますか?

残業はありませんが、海外工場との時差の関係で早出をしたり、時には祝日に出勤もあります。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

やりがいや大変だったことについて教えてください

学生時代は英文科で短期留学の経験もあり、語学力を活かした仕事に就きたかったのですが、就活ではうまくいかず金融機関に3年ほど勤めていました。その後結婚退職をし、子どもが幼稚園に入ったのを機に、再び英語を学ぼうと独学でブラッシュアップしました。

派遣ですが、今の会社は3つ目でここが一番英語を使った業務が多いですね。英文事務といっても、メールのやり取りくらいしかなく、あとは普通にファイリングやデータ入力といった仕事が多いところもありますから。

オンライン会議での通訳が一番大変ですが、一番やりがいもあります。こちらから注文をつけたり要望を伝えるとき、どのような言葉を選べば的確にニュアンスが伝わるかを一瞬で判断し話します。

また、相手からクレームというか、問題点を提示されたときは、どのぐらいの強さで押しているのかを見極めながら、日本語に直して担当者に伝えるようにしています。

単純に言葉を通訳するのではなく、雰囲気や空気感を読んで通訳します。互いのコミュニケーションがうまくいき、活発な議論になり、最後はうまくまとまると達成感もあります。

難しいのは、たとえばインド、ベトナムといった現地の方と英語で話すときですね。相手も英語が母国語ではないので、お互いにきちんと意思の疎通がとれているか判断しかねることもありますし、発音が独特で聞き取りづらい(特に電話やオンラインだとわかりづらい)こともよくあります。

そこで契約など難しい案件については失敗しないように、繰り返し確認したり、あえてメールで最終確認をとったりして、こうした見えない努力はけっこうあるかなと思います。

機器メーカー正社員として働くEさんの1日

Eさん(29歳・男性・正社員)機器メーカー勤務

7:00 時差のため、この時間にミーティング準備(在宅で対応)
7:30 海外拠点とミーティング(在宅勤務)
英文での簡単な議事録作成
8:30 家で朝食をとる
10:30 出社
ドキュメントの作成
途中で役員と取引企業担当者の通訳
13:30 昼食
14:20 機器マニュアルの翻訳(派遣さんが行ったもの)をチェック
フィードバックし修正してもらう
15:30 プロジェクトマネージャーから依頼されたレター作成
その他、すぐに必要な日本語資料を英訳し社内メールで外国人社員に通知
17:00 部下が作成したプレゼン資料を確認
プレゼン準備とプロジェクトマネージャーに内容を報告
18:00 退社

主な仕事

  • 外国人の上司(プロジェクトマネージャー)のアシスト
  • ミーティング時の通訳
  • 英訳・和訳した文書を最終チェック
  • 部下(正社員・派遣さん)の指導
  • プロジェクト進行管理など

残業

インタビュアー

残業はありましたか?

残業という意識ではありませんが、海外とのやり取りでは向こうの時間帯に合わせることも多いので、ミーティングの通訳や議事録作成は在宅で通常勤務の時間外に行うことは日常茶飯事です。

時間の使い方を考えタスクを処理する、うまく休憩をとる、休みは堂々と取得しリフレッシュする、そうしないと延々と業務に携わることになるので、自分で自分のスケジュール管理をするのも大切です

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

具体的にどういう業務を行っていましたか?

ポジションとしては外国人のプロジェクトマネージャーのアシスタントですが、転職時に「英文事務を主とした業務」と言われました。

最初は事務職=女性というイメージだったので戸惑いましたが、外資系の会社で、英文事務を含めた、あらゆるサポート業務を行い、いずれマネジャーポジションを狙えるとキャリアパスの説明もあり、転職を決意しました。

インタビュアー

なるほど、では大変だったことなど教えていただけますか?

前職で海外赴任経験もあるので、英語力には自信があったのですが、機器メーカーということで全く聞いたこともない単語が多く苦戦しましたね。辞書で調べてもネットで検索しても出てこない。結局、僕より前からいるベテラン秘書の女性に毎日教えてもらい、それを必死で覚えました。

英文事務という面では、部下や派遣さんが作った資料をチェックし、ミスや不備をみつけて直して貰うこと、あとは重要なプロジェクト資料などは自分で作成します。

外国人の上司は成果第一でかなりきついことも言われますが、一方で結果を出すとすごい褒められるし、なにより半期に一度の面談で次の年収アップに直接結びつけてくれるので、やりがいはあります。

家具メーカーでパートで働くHさんの1日

Hさん(40歳・女性・パート)家具メーカー本社勤務

9:00 出社 社内メールのチェック
9:30 海外からの問い合わせメールへの対応(英文)
11:00 本社のショールームに来た外国人のアテンド(英語対応)
12:00 お昼
13:00 日本語のカタログの一部を抜粋、翻訳してPDFに。
その後、海外の取引先にPDF資料をメール
16:00 退社

主な仕事

  • メール対応
  • 電話対応(英語・日本語)
  • 外国からの来客アテンド
  • 資料の翻訳等

残業

インタビュアー

残業はありましたか?

ほとんどありません。

やりがいや厳しさについて

インタビュアー

仕事内容はどういったものですか?

週4日、午後4時までパートで働いています。前は子供向け英語教室の先生をしていましたが、保護者との対応が大変で英語力を活かせる事務職を探しました。

仕事は簡単な英語を使う業務が半分くらい、残りは一般事務と同じように、ファイリングや頼まれればデータ入力なども行います

インタビュアー

お仕事にやりがいを感じることや楽しいと思うことはありましたか?

英文事務となっていましたが、実際には英語をつかった業務のアシスタント的な存在です。英語でのメール返信や問い合わせの対応、資料を英語に翻訳するといったことも行いますが、お客さまのご案内などもします。

海外からショールームにいらっしゃるお客さまをご案内するのが一番楽しいですね。営業の方との通訳をしながら、時には私だけでアテンドすることもあります。

家具の特徴をお話するだけでなく、日本の住宅環境について聞かれて一生懸命ご説明した後で、とても勉強になった、と笑顔でシェイクハンドを求められたときはとても嬉しかったです。

英文事務は未経験からでも目指せる?必要スキルは?

英文事務に必要なスキルや未経験でも目指せるかについて説明します。

英文事務は未経験でもなれる

英文事務は未経験でもなれますが、企業が求めるレベルにもよります。

求人を見ると「ごく簡単な電話やメール対応」といったものも多くあり、このレベルだとTOEIC600点程度、多少なりとも英語が話せて書ければ問題なく、未経験でも採用されます。

専門的な翻訳や、外資系となると、かなり英語力がないと厳しく、また実務経験を求められることも多いです。未経験であれば、最初は日本企業で簡単な英文事務を行う会社で経験を積むといいでしょう。

必要なスキル

英文事務として必要な主なスキルは以下の3つです。

  • 英語力
  • コミュニケーション力
  • 基本的なパソコン操作

    英語力

    英語が話せて書けることは、そのレベルは別にしても必要とされます。

    英語力
    • 電話の取り次ぎくらいであれば問題なく、英語で簡単なメールや資料作成ができる
    • ビジネスメールが英語で打てる
    • 英語でビジネスレベルの会話ができる
    • 該当する業種の専門的な会話が英語でできる
    • 契約書等の英文処理能力が高い
    • 外国人と円滑に英語でコミュニケーションがとれる

    英語力は実際に使えば使うほど、スキルが身につきます。最初は簡単な英文事務を行いながら、電話の対応などするうちにすっかり慣れてくるでしょう。

    また、ビジネス英語のスキルを身に付けたり、働く業界を絞り込んで必要な専門用語なども使って英語でコミュニケーションがとれるようになれば、転職でも有利になります。

    コミュニケーション力

    英文事務は事務職ですが、通訳を頼まれたり、海外の拠点とのやり取りをしたりと、コミュニケーション能力も必要とされる職種です。英語を母国語としない外国人とも、クセのある英会話についていきながらコミュニケーションをとることもあります。

    ものおじせずに、積極的に意思の疎通をはかろうとする力は重要です。

    基本的なパソコン操作

    メールや書類作成、データ入力など、日本語にしろ、英語にしろ行うときには、パソコンの基本スキルは必要です。

    Word、Excelは初歩レベルでも構わないので身に付けておきましょう。

    英文事務に向いている人

    英文事務に向いている人と向いていない人について紹介します。

    調査をしたところ、次の4つのどれかに当てはまる人は、英文事務に向いているでしょう。

    英文事務に向いている人

    • 英語が好きな人
    • 積極的なタイプ
    • コミュニケーション能力の高い人
    • 数字に強い

    逆に次の2つのうちのどれかに当てはまる人は別の職種を探した方がいいかもしれません。

    英文事務に向いていない人

    • ひとりで完結する仕事がいい
    • 人と話すのが苦手

    英文事務は英語で書類を作成したり翻訳したりする作業と、英語で相手とやりとりする業務の両方があることがほとんどです。

    そのため、いわゆる事務職のように「几帳面でコツコツと正確に数字を入力する」スキルも大切ですが、同時に外国の方と堂々と渡り合える語学力とコミュニケーション能力も必要になります。

    なにより、英語が好き、英語を使った仕事をしたい、英語力を活かしたい人に向いています。逆に、人と話すのが苦手なタイプ、電話の対応や接客はあまり好きではない人には向いていません。

    実際に転職する場合に知っておくと良いこと

    実際に英文事務として転職するときに、知っておきたいたことをまとめました。

    英文事務が活躍できる会社とは

    有名な大手企業リスト
    • ユニクロ
    • 日立製作所
    • Amazon

    大企業の多くで、海外となんらかのやり取りが発生します。そのため、英文事務は大企業での求人も多くあります。貿易関係や、海外資本の企業でもよく英文事務の求人は見受けられます。

    また、大学教授の研究室、外国人向けの不動産を扱う会社なども英語力を活かした事務職で活躍できます。

    転職するなら

    英文事務は、企業によって業務内容も、必要な英語のスキルも大きく違います。外資系の求人などは、ハローワークでは見つかりにくいです。

    できれば様々な求人情報をもち、内部情報にくわしいエージェントを利用して転職したほうがいいでしょう。

    もし未経験で、たとえば輸出業を行っている小規模の会社で英文事務の実務経験を積みたいというのであれば、ハローワークや求人サイトを利用するのも良い方法です。

    自分の英語力のレベルをしっかり把握し、実力を発揮しやすい職場への転職をめざしましょう。

    また語学力はスキルアップすれば、それだけ良い待遇の会社へと転職しやすいです。特に外資系は転職・中途採用が多いですから、最終的なゴールをめざして積極的にキャリアアップをしていきたいですね。